Office Manager

Über SILITECH

SILITECH ist ein etabliertes KMU, das seit über 25 Jahren hochwertige chemisch-technische Spezialprodukte – von innovativen Silikonlösungen über präzise Klebstoffe bis hin zu zuverlässigen Vergussmassen – vertreibt. Unsere Kunden aus Branchen wie Luft- und Raumfahrt, Medizintechnik, Biotechnologie, Elektronik und weiteren schätzen unseren persönlichen Service, flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege, die viel Raum für Eigeninitiative lassen. Zudem legen wir grossen Wert auf nachhaltige und umweltfreundliche Praktiken, um zukunftsweisende Lösungen zu bieten.

Warum Sie?

Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit, die über klassische Sekretariatsaufgaben hinausdenkt. Sie sind nicht nur erster Ansprechpartner für unsere Kunden, sondern auch Treiber der digitalen Transformation und Prozessoptimierung in unserem administrativen Bereich. Ihre innovative, strukturierte Arbeitsweise trägt dazu bei, interne Abläufe effizient zu gestalten und so den nachhaltigen Erfolg von SILITECH aktiv mitzugestalten.

Ihre Aufgaben im Überblick:

Multilingualer Kundenkontakt & Kommunikation:

• Telefonische Betreuung und Beratung unserer Kundschaft in Deutsch, Englisch und Französisch
• Bearbeitung, Priorisierung und zielgerichtete Weiterleitung von E-Mails sowie aktiver Schriftverkehr

Auftrags- und Angebotsmanagement:

• Erfassung und Nachverfolgung von Kundenbestellungen
• Erstellung von Offerten und Unterstützung bei der Rechnungsstellung
• Pflege und Verwaltung relevanter Dokumente und Verträge in digitalisierten Systemen

Daten- und Prozessmanagement sowie Digitalisierung & Innovation:

• Pflege und Aktualisierung von Websites, ERP- und CRM-Systemen sowie Analyse und Optimierung bestehender Arbeitsabläufe
• Erstellung regelmässiger Berichte und Datenvisualisierungen zur Unterstützung der Geschäftsführung
• Identifikation von Digitalisierungspotenzialen, mithilfe bei der Implementierung neuer Softwarelösungen

Budgetverwaltung & Qualitätsmanagement:

• Unterstützung bei der Budgetplanung und -Überwachung sowie Verwaltung von Rechnungen und Spesenabrechnungen
• Vorbereitung von Unterlagen für Audits, Qualitätsprüfungen und Verkaufsmitarbeiter

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise ergänzt durch erste Berufserfahrung im administrativen und organisatorischen Bereich
• Ausgeprägte Selbstständigkeit, schnelles Auffassungsvermögen und lösungsorientiertes Denken
• Sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch, gute Sprachkenntnisse in Englisch und Französisch
• Sicherer Umgang mit modernen EDV-Anwendungen; Erfahrungen mit ERP-/CRM-Systemen, Datenanalyse und digitalen Office-Tools sind von Vorteil
• Hohes Organisationstalent, Innovationsfreude und die Bereitschaft, Prozesse kontinuierlich zu hinterfragen und zu verbessern Interesse an der Mitgestaltung eines zukunftsorientierten Unternehmens
• Teamfähigkeit, hohe Motivation und Loyalität

Wir bieten Ihnen:

• Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in einem etablierten Unternehmen
• Ein Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
• Eine leistungsgerechte Vergütung – bei uns wird gute Arbeit entsprechend honoriert Unterstützung bei Weiterbildungen