Stellvertretende Leitung Sekretariat

• Du bist das organisatorische Herzstück unseres Front- und Backoffice-Bereichs und bringst gerne neue Ideen und digitale Lösungen ein.
• Du koordinierst Behandlungstermine und übernimmst klassische Sekretariatsaufgaben – von der Bearbeitung des Post- und E-Mail-Eingangs bis zur Erstellung und Überarbeitung medizinischer Berichte.
• Du führst mit Dedalus Orbis und Opale Krankengeschichten und begleitest administrative Prozesse von der Falleröffnung bis zum Abschluss.
• Du bist zentrale Ansprechperson und gibst Auskunft – telefonisch, schriftlich oder vor Ort – für interne und externe Partner.
• Als stellvertretende Sekretariatsleitung unterstützt du die Leitung im Alltag und übernimmst während ihrer Abwesenheit die Verantwortung für das Team, inklusive Aufgaben wie Teilnahme an Rapporten und Sitzungen mit Protokollführung, der Kontrolle von Kasse und Konto sowie der Überwachung der Zeiterfassung.
• Du zeigst Bereitschaft, bei Bedarf Aufgaben im Bereich Direktion / Standortleitung zu übernehmen – z. B. bei Projekten, Prozessoptimierungen oder als Assistenz des oberen Kaders.

• Du bringst eine medizinische Grundausbildung (idealerweise als MPA) oder eine kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung zur Arzt- oder Spitalsekretärin mit.
• Du arbeitest eigenverantwortlich und selbstständig und überzeugst gleichzeitig durch Zuverlässigkeit, Flexibilität und Teamfähigkeit.
• Du bist freundlich, hilfsbereit sowie einfühlsam und überzeugst durch deine ruhige und überlegte Arbeitsweise.
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und beeindruckst mit deiner schnellen Auffassungsgabe sowie deinem Interesse an innovativen Lösungsansätzen.
• Deine Führungserfahrung ist von Vorteil.

Online bewerben

Wir sind digital unterwegs und setzen uns für Nachhaltigkeit ein, daher freuen wir uns auf deine Online-Bewerbung über unsere Homepage.

Sobald deine Bewerbung online bei uns eingegangen ist, bekommst du eine Empfangsbestätigung per E-Mail zugestellt. Wir freuen uns, dich anhand deines Dossiers kennenzulernen und prüfen, ob deine Qualifikationen, Fähigkeiten und du als Person zur ausgeschriebenen Stelle und zur Psychiatrie St.Gallen passen. Danach melden wir uns bei dir.

Bei einem persönlichen Gespräch lernen wir uns kennen und du erfährst mehr über die Psychiatrie St.Gallen, die ausgeschriebene Stelle und die Herausforderungen.

In der zweiten Runde möchten wir uns gerne ein noch besseres Bild von Ihnen machen und gemeinsam mit Ihnen herausfinden, ob wir zusammenpassen. Zudem erhalten Sie die Möglichkeit, Ihr künftiges Team kennenzulernen.

Sie erhalten von uns eine telefonische Zusage, wenn wir uns nach dem zweiten Gespräch für Sie entscheiden und fragen bei Ihnen nach, ob auch Sie weiterhin von uns überzeugt sind. Wenn wir uns einig sind, erstellen wir Ihren Vertrag.

In den darauffolgenden Tagen senden wir Ihnen per Post den Vertrag im Doppel zu. Mit dem Vertrag erhalten Sie auch relevante Informationen zu Ihrer Anstellung.

Zwischen der Annahme der Stelle und dem ersten Arbeitstag können Sie als neue Mitarbeiterin oder neuer Mitarbeiter bereits auf relevante interne Informationen zugreifen. So können Sie sich ein differenziertes Bild des Unternehmens machen und sich bereits auf den Job vorbereiten.

Am ersten Tag erwartet Sie ein Onboarding in Ihrem neuen Team und mit weiteren Kolleginnen und Kollegen. Sie richten sich am neuen Arbeitsplatz ein und schaffen sich einen Überblick über Ihre nächsten Aufgaben. Zudem erhalten Sie Ihren individuellen Einführungsplan, der Ihnen dabei hilft, sich schnell zurechtzufinden.