Empfang und Praxisadministration

Stellenausschreibung: Mitarbeiter/in Empfang und Praxisadministration ( 50%)

Wir suchen ab 01. Mai oder nach Vereinbarung eine engagierte und strukturierte Persönlichkeit für die administrative Unterstützung unseres Praxisalltags.

Deine Aufgaben

Empfang und Beratung

• Telefonanrufe entgegennehmen, Mail-Postfach bearbeiten
• Terminierung in der CENPLEX Software
• Patienten empfangen, beraten und Fragen beantworten
• Patientenverwaltung: Unterlagen der Anmeldung und Verordnungen koordinieren, digitalisieren und archivieren, Pflege der Patientenakte und ergänzender Dokumente

Administrative Tätigkeiten & Praxisorganisation

• Rechnungsstellung, bearbeiten von Mahnungen und Rückweisungen
• Kontakt mit Arztpraxen und Versicherungen bei Fragen zur Verordnung, zu Kostengutsprachen, Rechnungen und Tarifpositionen (Koordination und Rücksprache mit dem Therapeuten, wenn nötig)
• Bestellwesen: Alltagsartikel (Putzmittel, Geräteinstandhaltung, etc), Büromaterial (Druckpapier, Umschläge, etc.), Behandlungsmaterialien (Lotionen, Tapes, Gel, etc.)

• Allgemeine Aufgaben: Unterstützung im Alltag, einschliesslich der Ordnung und Sauberkeit in der Praxis (Wäsche, Küche, Empfangsbereich).
• Verwaltung der Praxisräume: Zimmerzuteilung, Schlüsselverwaltung
• Koordination und Pflege von administrativen Vorlagen für interne Zwecke und Infomaterialen an Patient/innen (Excel, Word, PowerPoint)
• Dokumentenmanagement und Organisation interner Prozesse (z. B. Teamsitzungsprotokolle, Checklisten, Regelungen, Reglements, etc)
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• Verwaltung des Onlinebuchungssystems für Patienten (Calit Web und App)
• Unterstützung bei internen IT-Systemen (OneDrive, Microsoft-Konten, Sicherheitskopien erstellen, Passwortmanagement, Gerätemanagement)
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• Personalwesen: Mit-Koordination Ein- und Austritte, Erstellen von Zeugnissen, Übersicht Checkliste für An- und Abmeldungen, Koordination Eintrag Webseite und Arbeitskleidung, Mitarbeiter-Verwaltung in CENPLEX
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• Workshop und Kursadministration intern: Anmeldungen, Rechnungstellung, Quittungen, Erstellen von Handouts
• Kursraumverwaltung extern: Ansprechperson für Neuanfragen und bestehende Mieter, Aufsetzen der Mietverträge, Planung der Kursraumbelegung, Rechnungsstellung und Mahnwesen, Schlüsselkoordination

Optional: Marketing

• Betreuung der Webseite (WordPress: Textanpassungen, SEO-Optimierung)
• Verwaltung der Social-Media-Kanäle (Instagram, Facebook, WhatsApp Business): erstellen
• Erstellung von Druckmaterialien (Flyer, Poster, Visitenkarten, etc) mit Canva und Bestellung
• Gestaltung, Planung und Versand des monatlichen Newsletters (Brevo)
• Sponsoring-Kooperationen und Werbematerialien gestalten

Das bringst du mit

• Erfahrung im administrativen Bereich, idealerweise in einer Praxis oder einem vergleichbaren Umfeld
• Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise mit einem Blick fürs Detail
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint) und digitalen Tools
• Freundliche, kommunikative und serviceorientierte Persönlichkeit
• Gute Organisationsfähigkeiten und Spass an der Koordination von Abläufen
• Optional: Erfahrung in Marketing, Social Media und Design-Tools wie Canva

Wir bieten dir

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld
• Möglichkeit, eigenverantwortlich zu arbeiten und Prozesse mitzugestalten
• Ein motiviertes Team mit wertschätzender Arbeitsatmosphäre
• 1 Woche Weiterbildungszeit im Jahr, sowie monatliche interne Weiterbildungen im Team
• 4 Wochen Ferien und nach einem Jahr bei uns zusätzlich deinen Geburtstag frei.

Klingt das nach dir? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung! 😊