Secrétaire de direction à la Direction générale

Administration

Secrétaire de direction à la Direction générale

La Direction générale du CHUV recherche un-e secrétaire de direction à un taux d'activité de 80%-100% pour compléter son équipe.

Contexte

Le Centre hospitalier universitaire vaudois (CHUV) est l'un des 5 hôpitaux universitaires suisses. Grâce à sa collaboration avec la Faculté de biologie et médecine de l'Université de Lausanne et l'EPFL, le CHUV joue un rôle de pointe dans les domaines des soins médicaux, de la recherche médicale et de la formation.

Le Secrétariat de la Direction générale du CHUV a deux principales missions. Il assiste la Directrice générale et la Direction générale dans le traitement des affaires internes de la direction, et répond à toutes sollicitations externes. Il est la porte d'entrée de la Direction générale.

Mission

Afin d'apporter votre soutien à la nouvelle directrice, vous serez en charge des tâches principales suivantes :

• Assurer la gestion de secrétariat propre à la Directrice générale
• Gérer l’agenda de la Directrice générale, s’occuper de sa correspondance, rédiger des notes et des procès-verbaux
• Organiser des séances de direction avec les instances internes et externes
• Collaborer en équipe pour assurer la continuité des missions du secrétariat de la Direction générale, être en mesure de remplacer les différents membres du secrétariat en cas d’absence
• Coordonner et s’assurer de la transmission des informations utiles au fonctionnement du secrétariat de la Direction générale, protéger les données, archiver les documents.

Selon votre profil, la classe salariale sera comprise entre le niveau 7 et le niveau 8.

Profil

• Vous êtes au bénéfice d'un CFC d’employé-e de commerce ou titre jugé équivalent, avec une expérience confirmée dans l’administration et/ou le secrétariat de direction (un brevet d’assistant-e de direction constitue un atout)
• Vous avez une excellente maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit)
• Vous avez une bonne résistance au stress
• Vous vous adaptez à toute évolution du poste rendue nécessaire par l'organisation du secrétariat de la Direction générale
• Vous maîtrisez les outils bureautiques courants (suite Microsoft Office, outils de gestion d’agenda et de visioconférence)
• Vous avez une expérience dans la coordination administrative, l’organisation de réunions et dans la gestion de projets

Vos atouts :

• Vous êtes rigoureux-euse, organisé-e et autonome dans la gestion de vos tâches
• Vous faites preuve d’un excellent sens du service, de discrétion et d’un bon esprit d’équipe
• Vous savez gérer les priorités et travailler dans un environnement dynamique.

Nous offrons

Devenir une collaboratrice ou un collaborateur du Centre hospitalier universitaire vaudois, c'est l'assurance de bénéficier:

• De prestations sociales de premier ordre, d'un congé paternité de 20 jours et d'un congé maternité de 4 mois (avec possibilité d’un mois supplémentaire de congé d’allaitement)
• D'une progression salariale régulière et adaptée aux responsabilités
• D’un 13ème salaire et de 25 jours de vacances par année
• D'un droit à trois jours de formation minimum par année, avec l’accès à une offre variée au sein du Centre des Formations du CHUV et des centres de formation partenaires de l'Etat de Vaud
• D'un accès facilité à l'un des 500 logements meublés proposés dans les quartiers environnants pour les personnes qui s'installent en Suisse depuis l'étranger
• D’avantages sociaux, culturels et économiques offerts aux membres de l’association H-Oxygène
• D’avantages proposés dans le cadre du plan de mobilité (rabais sur les abonnements des transports publics, promotion des véhicules «Mobility» et rabais sur l’achat de vélos électriques)
• De restaurants d'entreprise de qualité hôtelière, dans chacun des bâtiments hospitaliers avec des tarifs préférentiels.

Contact et envoi de candidature

Contact pour informations sur la fonction : Madame Lisa Montagnese, assistante au secrétariat de la Direction générale du CHUV, 021 314 14 05.

Dans la mesure où toutes nos candidatures sont traitées de manière électronique, nous vous remercions de postuler exclusivement par internet, en cliquant sur le bouton POSTULER en bas de l’annonce.

En cas de difficulté pour postuler, vous pouvez consulter notre procédure comment postuler en ligne. Si pour des raisons techniques vous ne parvenez pas à postuler en ligne, nous vous invitons à contacter notre Unité recrutement, qui vous accompagnera dans votre démarche, soit par mail à E-Mail schreiben, soit par téléphone au 021 314 85 70

Le CHUV applique les exigences de qualité les plus élevées dans le cadre de ses processus de recrutement. En outre, soucieux de promouvoir la diversité de nos collaboratrices et collaborateurs, nous sommes attentifs aux différents parcours de vie et mettons tout en œuvre pour garantir l’égalité de traitement et éviter toute discrimination. Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature.

Nous remercions par avance les agences de placement de prendre bonne note que les candidatures insérées par leurs soins directement sur notre plateforme de recrutement ne sont pas acceptées et ne peuvent donner lieu à une facturation. Merci de votre compréhension.