Verwaltungsassistent/in zweisprachig

Die Hochschule für Wirtschaft Freiburg (HSW-FR) ist Mitglied der Fachhochschule Westschweiz (HES-SO) und bietet zwei- und dreisprachige Ausbildungen auf Bachelor- und Master-Niveau sowie diverse Weiterbildungen an.

Aufgaben und Tätigkeitsgebiete

Die Person koordiniert und organisiert die administrativen Aspekte unserer Ausbildungsprogramme, insbesondere der CAS-, DAS- und EMBA-Zertifizierungen. Sie spielen eine entscheidende Rolle bei der Kursplanung, der Verwaltung der Anmeldungen und der Logistik der Schulungen, wobei Sie für eine reibungslose Erfahrung für Teilnehmer und Referenten sorgen.

• Koordination von Kursterminen und Lehrplänen, Sicherstellung der Verfügbarkeit von Referenten
• Organisation der Projekteröffnung für eine optimale Ressourcenverwaltung
• Vorbereitung und Verwaltung von Anmeldungen, Studienverträgen, Reglemente und anderen Dokumenten, die für die Teilnehmer/Teilnehmerinnen erforderlich sind
• Aktualisierung und Verwaltung der Teilnehmerinformationen in IS-Academia und Verwaltung der Raumreservierungen
• Zusammenarbeit mit unserem Kommunikationsteam bei der Veröffentlichung aller Kursinformationen (Daten, Programme) auf der Website
• Betreuung der Referentinnen und Referenten, Übermittlung der Kursdaten und Bereitstellung des Kursmaterials auf Moodle/Cyberlearn
• Durchführung von Kursbewertungen
• Erstellung und Organisation von Zertifikaten/Diplome

Profil und Anforderungen

• Kaufmännische Ausbildung auf EFZ-Niveau oder ein als gleichwertig erachteter Abschluss
• Erfahrung im Bereich Verwaltungsmanagement oder in einer ähnlichen Position, idealerweise im Bereich Weiterbildung oder Hochschulbildung
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail
• Beherrschung der IT- und Verwaltungstools (Office 365) IS-Academia wäre von Vorteil
• Beherrschung der deutschen und französischen Sprache mit sehr guten Kenntnissen der jeweils anderen Sprache. Englischkenntnisse sind ein Vorteil
• Gewandtheit in der schriftlichen und mündlichen Kommunikation und die Fähigkeit, effektiv mit Referenten und Teilnehmern zu interagieren
• Eigenständiges Arbeiten, proaktive Herangehensweise und die Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig zu koordinieren

Zusatzinformationen

• Befristeter Vertrag für 3 Jahre, verlängerbar
• Beschäftigungsgrad: 40-50%
•  Auskunft: Alfred Münger, Verantwortlicher für das Weiterbildung, 026 429 63 51
• Stellenantritt: 1. Januar 2025
• Einreichung der Bewerbungsunterlagen: 15. Dezember 2025

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