Was erwartet Sie? Die Zugehörigkeit zu einem Unternehmen, das als globaler Spitzenreiter überall auf der Welt zu Hause ist und in den vergangenen 30 Jahren eine unvergleichliche Erfolgsgeschichte hingelegt hat. Als Familienunternehmen mit internationaler Ausrichtung wurde konstant expandiert – die Basis für die Inspiration der vielseitigen Aktivitäten der Gründer in den Bereichen Contemporary Art, Education, Publishing, Hospitality & Sustainability. Werden Sie Teil eines Teams von Mitarbeitenden, denen die Passion für diese Themen gemeinsam ist.

Was bringen Sie mit? Dass Sie es als erfahrene EA verstehen, ein anspruchsvolles Office zu managen, setzen wir voraus. Mindestens ebenso wichtig jedoch für ein erfolgreiches Zusammenspiel mit Ihrer Vorgesetzten ist der «personal & cultural fit». Sie haben Interesse an Kunst und Kultur, sind mehrsprachig, haben etwas von der Welt gesehen und verstehen sich auf den Umgang mit top Executives. Neben Ihrer Mutter-/Vatersprache Deutsch und Englischkenntnissen auf Proficiency Level können Sie sich idealerweise auch auf Italienisch und/oder Französisch verständigen. Der Anspruch an Qualität und Präzision ist hoch – keine Frage, aber in der Zusammenarbeit ist Ihre Vorgesetzte kaum zu toppen. Eine Führungskraft mit jahrzehntelanger Erfahrung, die Sie fordern, aber auch fördern und Ihnen Freiraum bieten wird. Mit Engagement, Enthusiasmus und Einsatz sind Sie selbst dafür verantwortlich, dass sich Ihr Verantwortungsbereich sukzessive erweitert, und Sie zunehmend auch eigene Projekte übernehmen.

Sie halten Ihrer Vorgesetzten den Rücken frei und treten jederzeit sympathisch und gleichzeitig bestimmt und professionell auf. Neue Themen begreifen Sie schnell, haben den unbedingten Willen, sich unbekanntes Terrain selbständig zu erobern, auch wenn dies eine Extraportion Einsatz erfordert. Eine proaktive und effiziente Arbeitsweise, gepaart mit Detailgenauigkeit in den grossen Dingen wie auch in repetitiven Tätigkeiten, ist Ihnen ebenso zu Eigen wie Stil und Sinn für Ästhetik.

Ihre Aufgaben im Überblick

• Vertrauensperson und Koordinationsschnittstelle und die damit verbunden Kanalisierung/Auswertung der Informations- und Kommunikationsströme sowie die reibungslose Organisation des Daily Business.
• Identifikation von Prioritäten und Prozesssteuerung, um sicherzustellen, dass Projekte optimal vorangetrieben werden können.
• Termin- und Meeting-Koordination inklusive Protokollführung sowie Reisen, Dinner, Lunches, Logistik; inklusive Spesen- und Reisekostenmanagement.
• Korrespondenz auf Deutsch und Englisch (Italienisch und Französisch erwünscht).
• Erstellung von Berichten, Präsentationen, Projektfortschrittsberichten.
• Drehscheibe zwischen President’s Office, Family-Office, Hospitality Business und Stakeholdern; Gewährleistung einer effektiven Kommunikation.
• Administrative Unterstützung bei der Umsetzung von strategischen und operativen Projekten.
• Sicherstellung der Vertraulichkeit und Diskretion bei geschäftlichen Transaktionen und im Umgang mit sensiblen Informationen.
• Aufrechterhaltung und Pflege des umfassenden Netzwerks, um langfristige Beziehungen und Wachstum zu fördern.
• Unterstützung und/oder selbständige Projektbetreuung.
• Vorbildfunktion «role model» für andere Assistenzen; Abwesenheitsvertretung der Executive Assistant Family-Office.

Womit Sie uns überzeugen

• Kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Weiterbildung zur Direktionsassistenz und/oder Digital Office Management.
• Ideal: Auslandserfahrung; Gespür für interkulturelle Zusammenarbeit.
• Mindestens 10+ Jahre Erfahrung als Executive Assistant in einem internationalen, hochdynamischen Geschäftsumfeld.
• Aufgeschlossene Persönlichkeit, die vernetzt denkt und handelt und immer das Gesamtbild im Blick hat.
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke, Teamplayer-Mentalität; begeisterungsfähig.
• Versiert im sprachlichen Ausdruck; fehlerfreie und stilsichere Korrespondenz in Deutsch und Englisch, weitere Sprachen wie IT und FR erwünscht.
• Resilient; stets wechselnde Prioritäten stellen keine Herausforderung dar; Sie können rasch zwischen Themen «switchen».
• Strukturierte und präzise Arbeitsweise mit der Fähigkeit, Prioritäten richtig einzuschätzen und entsprechend zu handeln.
• Überdurchschnittliches Mass an Eigeninitiative, Selbständigkeit und Umsetzungsstärke.
• Unternehmerisches Denken und Handeln; das Erbringen einer top Dienstleistung ist Ihre Passion.
• Muttersprache Deutsch, Englischkenntnisse auf Stufe Proficiency, zusätzliche Kenntnisse in Italienisch und/oder Französisch erwünscht.
• Versierte MS-Office-Suite | Mac OS X Kenntnisse sowie moderner Kollaborationstools (Zoom, Teams).
• Ein souveränes, professionelles Auftreten, gepaart mit gewinnender Ausstrahlung.
• Stil, Niveau und Sinn für Ästhetik.

Sie bewegen sich in einem hochkarätigen Umfeld mit spannenden Persönlichkeiten und haben die Chance, richtungsweisende Entscheidungen aus nächster Nähe zu verfolgen. Ihr Arbeitsplatz befindet sich in Zürich, bestens an ÖV angebunden. Es handelt sich um eine on-site Position. Nun sind wir gespannt zu erfahren, warum Sie die richtige Persönlichkeit für diese Position sind, und freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen (CV, Zeugnisse und Ausbildungsnachweise – maximal 3 PDF). Bitte senden Sie uns diese mit einem Motivationsschreiben und Kennziffer «EA-President-Office» an E-Mail schreiben.

Barnickel & Fellows | Talstrasse 58 | CH-8001 Zürich | +41 44 243 86 68 | www.barnickelfellows.com