Die OKey Stiftung erbringt wichtige Dienstleistungen im Bereich Opferhilfe und Kinderschutz. Wir ermöglichen umfassende Unterstützung für Kinder, Jugendliche, junge Erwachsene und ihre Familien in belastenden und traumatisierenden Situationen. Sowohl in der ambulanten und vertraulichen Beratung als auch in den stationären Wohnangeboten bieten wir den Betroffenen in unmittelbarer Not oder schwierigen Lebenssituationen fachkompetente Hilfe, klärende Gespräche sowie einen sicheren Ort.

Gestalte als Projektleiter:in die Zukunft unseres BackOffice-Bereich

Du möchtest Verantwortung übernehmen, Strukturen optimieren und nachhaltige Lösungen entwickeln? In dieser Schlüsselrolle analysierst du bestehende administrative Abläufe, entwickelst neue Konzepte und setzt zukunftsorientierte Lösungen um. Du arbeitest strukturiert, lösungsorientiert und hast ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten? Dann bist du bei uns richtig!

Die Stelle ist befristet bis 31.12.2025, mit der Option auf eine Festanstellung.

Das sind deine Aufgaben

• Eigenständige Übernahme, Koordination und Abwicklung pendenter administrativer Aufgaben und Abläufe
• Gleichzeitige Analyse von bestehenden und fehlenden stiftungsweiten Administrationsprozessen (Fokus auf Backoffice, exkl. HR- und Payroll-Administration, mit Berücksichtigung relevanter Schnittstellen, z. B. HR-Ein-/Austrittsprozesse
• Entwicklung von Lösungen zur Bearbeitung der evaluierten administrativen Themen, die auf Grund des Wachstums per 1.1.2025 noch ungelöst oder übergangsweise bei der Geschäftsleitung oder in anderen Bereichen angesiedelt sind
• Aufbau einer zukunftsorientierten Backoffice-Organisation mit klar definierten Prozessen, Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten
• Unterstützung der Geschäftsleitung bei aktuellen administrativen und organisatorischen Themen
• Überarbeitung und Weiterentwicklung von Regelungen und Konzepten zur Verbesserung der administrativen Geschäfts- und Bereichsprozesse (z.B. ICT-Konzept, Sharepoint-Ablagestruktur, Klientenverwaltungssystem, Kommunikationskonzept, Immobilienmanagement), einschliesslich der Entwicklung von Controlling-Instrumenten

Das bringst du mit

• Erfahrung in der Administration (BackOffice) und/oder Assistenz Geschäftsleitung
• Erfahrung in der Evaluation und Optimierung von administrativen Prozessen
• Erfahrung im Projektmanagement
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Excel, Word, PowerPoint)
• Erfahrung im Umgang mit digitalen Tools wie SharePoint oder vergleichbaren Plattformen
• Kenntnisse in der Prozessgestaltung und -optimierung

Das erwartet dich bei uns

• Du setzt dich für Kinder in Not ein und leistest einen wertvollen Beitrag für unser Dienstleistungsangebot
• Dich erwartet ein qualifiziertes und fachkompetentes Arbeitsumfeld mit offener Kommunikation auf Augenhöhe, wo dein Beitrag zählt und geschätzt wird
• Du gestaltest aktiv mit und entwickelst mit uns unser Angebot stetig weiter
• Du profitierst von einer flexibler Arbeitsplanung, die eine gesunde Balance zwischen Beruf und Freizeit fördert

Haben wir dein Interesse geweckt?

Dann sende uns bitte deine vollständigen Bewerbungsunterlagen (inkl. Motivationsschreiben)