Was ist meine Funktion?

Administration/Verwaltung Selbständige Abwicklung aller betrieblich organisatorischen Kontaktaufgaben in
Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung

Personaladministration
Erfassung von Einsatzstunden aus Tagesrapporten (Einzelaufträge) und Einsatzlisten
(Unterhaltsobjekte) inkl. Monatskontrolle
Administrative Aufgaben bei Unfall-/ Krankheitsfällen
Erstellung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen, Kündigungen, Zwischenverdienstabrechnungen
Korrespondenz mit Personal, Ämtern und Behörden
Planung / Organisation von Ferienabwesenheiten

Auftragsbearbeitung (Spezialreinigung, Unterhaltsreinigung)
Erfassung der Aufträge
Kontrolle der rapportierten Einsatzstunden
Fakturierung
Pflege der Stammdaten

Verwaltung / Kontrolle
Erstellen von Arbeits- und Einsatzplänen
Vertretung / Unterstützung GL in allen betrieblichen Abläufen
Lagerverwaltung und Materialbestellung
Pflege der Stammdaten / Archivierung

Debitorenbuchhaltung
Rechnungsstellung der Abonnements- und Einzelauftragsrechnungen
Verwaltung Debitoren inkl. Mahnwesen Zahlungseingänge buchen

Kreditorenbuchhaltung
Kontrolle der Lieferantenrechnungen
Erfassung und Kontierung der Kreditoren
Zahlungslauf vorbereiten

Offertenwesen
Erstellen von Offerten, teils in Zusammenarbeit mit GL
Erstellen von Kalkulationen, teils in Zusammenarbeit mit GL

Auftragswesen
Betreuung von internen / externen Projekten
Planung, Organisation, Überwachung und Abrechnung von Aufträgen
Kundenbetreuung bei Unterhaltsobjekten und Einzelaufträgen

Reporting
Erstellung diverser Statistiken

Führungsaufgaben
Vertretung Geschäftsleitung / Unterstützung in der Personalführung

Was brauche ich, um erfolgreich zu sein?

-Kaufmännische Grundbildung, Handelsdiplom oder KV- Abschluss EFZ

-Sie bringen 3-5 Jahre in Büroadministration-Erfahrung in einem Klein- oder Mittelbetrieb mit, idealerweise in der Reinigungsindustrie

-Sie haben Erfahrungswerte in: Administration und Verwaltung, Personaladministration, Auftragsbearbeitung, Verwaltung und Kontrolle, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Offerten- und Auftragswesen, Reporting an die GL, Vertretung der GL

-Sie arbeiten gerne selbständig und effizient und haben eine schnelle Auffassungsgabe

-Sie sind flexibel und belastbar auch in Hektischen Zeiten

-Sie sind eine motivierte, zuverlässige, offene- und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit

-Sie pflegen gerne den Kontakt mit der Kundschaft und externen Dienstleistern

Was zeichnet das Unternehmen aus?

Unser Kunde ist ein regionales Kleinunternehmen in Kanton Luzern, welches in der Reinigungsbranche tätig ist.

Sprachen
Deutsch: C2 - Muttersprachliches Niveau

Arbeitsort
Luzern

Vakanz-Nummer
V-6Q4-FB3