Mission

Le gestionnaire administratif du secteur solaire a pour mission de superviser l’ensemble des tâches administratives en relation aux demandes d’offres de la clientèle et leur suivi ainsi que celui des chantiers.

Position hiérarchique

Le chef de projet photovoltaïque répond directement au Directeur Energie Renouvelable.

Tâches et responsabilités

Administration :

• Créer les dossiers techniques ainsi que ceux de révision en collaboration avec le bureau technique
• Faire les demandes de subvention auprès de Pronovo avec la secrétaire de département.
• Compléter les documents auprès du GRD, tel qu’AI, DRT, IAT en coordination avec la secrétaire technique et le directeur de département.
• Apporter un support au niveau administratif au responsable du secteur solaire
• Préparer les factures ou demandes d’acomptes et les valider par le chef de projet du secteur solaire

Devis et soumissions :

• Accuser réception des demandes de devis de la part de la secrétaire du département et effectuer le suivi auprès de la clientèle (prise de RDV) dans les 24 heures
• Etablir la pré-offre (calpinage) en collaboration avec le bureau technique
• Contrôler la faisabilité technique des projets avec le directeur de département
• Coordonner et effectuer les rendez-vous d’évaluation pour l’établissement des devis avec la clientèle
• Remercier la clientèle pour la visite et confirmer le respect du délai de 5 jours ouvrables pour l'envoi du devis après la visite client
• Faire les appels d’offre auprès des fournisseurs et contrôler le contenu de l’offre avant établissement de l’offre
• Concertation du type et du besoin des ressources avec le chef de projet du secteur solaire avant l’établissement du devis
• Etablir les devis, les offres complémentaires ainsi que les soumissions et les faire valider par le chef de projet du secteur solaire
• Insérer les devis dans le logiciel Winprogitel
• Etablir un document de chantier avec les besoins en sécurité, une analyse des normes et les complexités de chantier pour le bon déroulement de ce dernier
• Transmettre le devis finaliser à la secrétaire du département afin qu’elle puisse faire l’envoi du devis.
• Assurer le suivi des devis auprès de la clientèle par mail ou téléphone une semaine après l’envoi
• Répondre aux diverses questions que la clientèle peut avoir sur les devis.
• Remplir les annexes pour les soumissions publiques
• Tenir un fichier de suivi des devis à faire, en cours et terminer ainsi qu’un suivi du taux de conversion et de la documentation des devis non adjugé
• Commander le matériel et faire valider aux chefs de chantier.

Suivi des chantiers :

• Assister aux séances de chantier
• Participer aux réunions hebdomadaires de planification des ressources
• Participer au séance de kick-off de chantier afin de donner les informations nécessaires pour le bon déroulement du chantier
• Contrôler systématiquement les chantiers visités (heures des monteurs, propreté, EPI) à la demande du chef de projet du secteur solaire
• Panification annuelle des ressources
• Préparation des Kick off des chantiers pour les monteurs.