Gestionnaire du secteur des instances dirigeantes - 100%

Gestionnaire du secteur des instances dirigeantes - 100%

• Temps complet
• Type de contrat HUG: CDD
• Département: Direction et services communs

Description de l'entreprise

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant ici.

Rattaché à la Direction générale, le secteur des instances dirigeantes des HUG gère le processus administratif d'élaboration des décisions que prennent les instances dirigeantes des HUG : Conseil d'administration (CA), Bureau du conseil d'administration (BCA) et Comité de direction (CD). Il transmet ces décisions aux autorités politiques, aux structures HUG et aux collaboratrices et collaborateurs directement concernés. Il coordonne avec le secteur du référentiel documentaire la création et la publication des documents institutionnels officiels qui résultent des décisions des instances.

Description du poste

En rattachement hiérarchique direct à la Responsable de l'équipe administrative de la Direction générale et en lien fonctionnel avec la Responsable de l’administration des instances dirigeantes, vous gérez et coordonnez les activités administratives des séances des instances dirigeantes des HUG : Comité de direction, Bureau du Conseil d’administration et du Conseil d’administration. Vous préparez les séances, y participez et rédigez en parfaite autonomie les procès-verbaux de ces séances et assurez leur suivi. Vous veillez à prendre connaissance de la correspondance, des documents et des dossiers relatifs aux domaines traités par les instances dirigeantes. Vous avez la tâche de vous assurer auprès des directions que tant la qualité des dossiers que les délais de dépôt des dossiers soient respectés, en leur apportant le soutien nécessaire, au besoin.

Par ailleurs, vous contribuez à la formation, au soutien et au conseil des utilisateurs et utilisatrices du logiciel des instances. Vous participez à l’établissement des plannings de séances, des échéanciers et des tableaux de bord. Vous collaborez également activement avec le secteur référentiel documentaire des HUG et vérifiez la publication et la mise à jour des documents en lien avec les décisions prises par les instances. De plus, vous établissez les plannings des permanences de fin d’année des services de direction et, en collaboration avec la Responsable de l'administration des instances dirigeantes, vous vous chargerez du calcul des jetons de présence et de la constitution et l’envoi des dossiers au Conseil d’Etat.

Qualifications

Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce ou d'une formation jugée équivalente. De plus, vous êtes au bénéfice d'une expérience de trois ans minimum dans une fonction de secrétariat de direction.

Vous faites preuve d'une parfaite maîtrise de la langue française, d’une rédaction irréprochable et d’une grande agilité dans l’établissement de procès-verbaux. Vous possédez une très bonne connaissance des outils bureautiques, notamment les outils collaboratifs, ainsi qu'une aisance dans leur utilisation, certifié par un niveau ECDL.

Vous avez un sens aigu de l’organisation et faite preuve de rigueur. Autonome, vous faites preuve d'un bon esprit d’initiative, d’analyse et de rapidité d’exécution. Vous avez une excellente gestion du stress et des priorités, ainsi qu’une très grande discrétion et de l’entregent.

Informations complémentaires

• Entrée en fonction : à convenir
• Nombre de poste : 1
• Taux d’activité : 100%
• Classe de fonction : 15
• Contrat : Contrat de durée maximale d'une année (CDM)
• Délai de candidature : 07.07.2024
• Demande de renseignements : Mme A.-L. Claude, responsable du secrétariat de la Direction générale, Tél. 022 372 31 61

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Les HUG sont un employeur équitable sans discrimination.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.