Departement:

Life Sciences und Facility Management

Arbeitsbeginn:

per sofort oder nach Vereinbarung

Aufgaben

In dieser vielseitigen und dynamischen Funktion verantwortest Du die administrative und organisatorische Unterstützung des Bereichs Services und wirkst bereichsübergreifend im gesamten Institut mit. Dabei arbeitest Du eng mit der Co-Leitung des Instituts zusammen und trägst massgeblich zur Effizienz und Qualität unserer internen Abläufe bei.

• Administrative und operative Unterstützung der Institutsleitung sowie der Fach- und Querschnittsbereiche inkl. Prozessautomatisierung und Priorisierung
• Koordination und Weiterentwicklung von internen und externen Kommunikationsgefässen z. B. Newsletters, Intranet, Teams-Channels, Community Management, Textentwürfe
• Pflege und Optimierung der Daten- und Informationsarchitektur: modernes Records Management, Zugriffsmanagement, Strukturierung digitaler Arbeitsräume
• Verbindungsstelle zu internen und externen Partner:innen, inkl. Hochschulnetzwerken, Industriepartnern und Verbänden - national wie international
• Qualitätsmanagement- und Dokumentationsaufgaben, inkl. Unterstützung bei Audits, Akkreditierungen und Prozessreviews
• Koordination und Vorbereitung von Gremien-Meetings, Beirats- und Leitungssitzungen inkl. Agenda-Erstellung, Protokollführung, auch mit KI-Tools, und Follow-up, z.B. Pendenzen

• Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Events, intern/extern, physisch/hybrid/digital - inkl. proaktiver Netzwerkpflege
• Mitarbeit in laufenden Projekten, inkl. Recherchen, Analysen, Begleitkommunikation und organisatorischer Projektunterstützung
• Impulse für moderne Arbeitsmethoden und -tools, insbesondere mit Blick auf digitale Zusammenarbeit, Kollaboration und neue Technologien wie KI

Profil

Was Du mitbringen solltest:

• Erfahrung in einer vergleichbaren Position mit hoher Eigenverantwortung
• Freude am Umgang mit digitalen Tools und Offenheit für den Einsatz von KI in der täglichen Arbeit
• Organisationstalent, Verlässlichkeit, Agilität und hohe Sozialkompetenz
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten (schriftlich und mündlich, DE/EN)
• Idealerweise Erfahrung im Hochschulumfeld oder in komplexen Organisationen mit Schnittstellenmanagement
• gute Englischkenntnisse (mündliche und schriftlich), gerne auch Französisch (mündlich und schriftlich) und
• sehr gute EDV Anwenderkenntnisse (MS Office, diverse ZHAW Tools, z.B. CRM, Evento, EvaSys).

Dafür stehen wir

Die ZHAW Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften ist mit über 14'000 Studierenden und über 11'000 Weiterbildungsteilnehmenden sowie mit rund 3'700 Mitarbeitenden eine der grössten Mehrsparten-Fachhochschulen der Schweiz.

Die ZHAW setzt sich für geschlechtergemischte und diverse Teams ein, um Gleichstellung, Vielfalt und Innovation zu fördern. Um den Frauenanteil in Führungspositionen zu erhöhen, sind Bewerbungen von Frauen besonders willkommen.

Life Sciences und Facility Management : Studieren und Forschen in Wädenswil: praxisnah, kreativ, leidenschaftlich und reflektiert. Mit unseren Kompetenzen in Life Sciences und Facility Management leisten wir auf den Gebieten Environment, Food, Health einen wichtigen Beitrag zur Lösung unserer gesellschaftlichen Herausforderungen und zur Erhöhung unserer Lebensqualität.

Das ZHAW Institut für Facility Management IFM im Departement Life Sciences und Facility Mangement in Wädenswil und Zürich ist das Schweizer Kompetenzzentrum für Bachelor- und Masterstudiengänge, Weiterbildung, Forschung und Entwicklung sowie Dienstleistungen im Immobilien- und Facility Management.

Das bieten wir an

Wir bieten hochschulgerechte Arbeits- und Anstellungsbedingungen und fördern aktiv die Personalentwicklung unserer Mitarbeitenden und Führungspersonen. Eine detaillierte Beschreibung der Vorteile finden Sie auf der Seite Arbeiten an der ZHAW . Hier die wichtigsten Eckpunkte:

Kontakt

Prof. Dr. Isabelle Wrase und Michael Kauer
Institutsleitung in Co-Leitung

Manuela Laure
Recruiting Manager