Was Freelancer in der Schweiz beachten müssen

Gemäss einer Umfrage von Deloitte Schweiz gehen etwa ein Viertel der Schweizerinnen und Schweizer einer Freelance-Tätigkeit nach, entweder haupt- oder nebenberuflich. Was es dabei (steuer-)rechtlich zu beachten gibt, haben uns eine Expertin und ein Experte zusammengefasst.

Was ist unter einem Freelancer zu verstehen?

Roland Bachmann: Freelancer sind erwerbstätige Personen, die Aufträge für ein oder mehrere Unternehmen ausführen, ohne dass sie Arbeitnehmer dieser Unternehmen sind. Auf Deutsch werden Freelancer oft als Freischaffende, Freiberufler oder als freie „Mitarbeiter“ bezeichnet. Freelance-Tätigkeiten kommen in vielen Schattierungen vor.

Das Gesetz definiert nicht, wer als Freelancer zu gelten hat. Typisch ist, dass Freelancer weniger eng in die Arbeitsorganisation des Betriebes eingegliedert sind. Sie können zwar einen Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt erhalten, geniessen jedoch regelmässig mehr oder weniger grosse Freiheiten bezüglich der Arbeitsgestaltung. Nehmen Freelancer einen Auftrag an, müssen sie die Projekttermine einhalten, können jedoch ihre Arbeitszeiten oft unabhängig von den Arbeitnehmern des Unternehmens autonom bestimmen.

Kann man neben einer Tätigkeit im Angestellten-Verhältnis eine oder mehrere Freelance-Tätigkeiten ausüben?

Roland Bachmann: Mehrfachbeschäftigungen oder Nebentätigkeiten zum Arbeitsverhältnis sind grundsätzlich zulässig. Der Arbeitgeber kann aber freiberufliche Nebentätigkeiten untersagen, wenn die Ausübung der Freelance-Tätigkeit eine Konkurrenzierung oder ein Reputationsrisiko für den Arbeitgeber darstellen würde. Dies ergibt sich aus der arbeitsrechtlichen Treuepflicht, die der Arbeitnehmer zu beachten hat. In Kaderverträgen findet sich deshalb manchmal die Bestimmung, dass Nebentätigkeiten vorgängig durch den Arbeitgeber zu genehmigen sind.

Bis zu welchem Ausmass ist diese Freelance-Tätigkeit neben einem Angestelltenverhältnis erlaubt?

Roland Bachmann: Der Arbeitgeber kann gestützt auf die arbeitsvertragliche Treuepflicht verlangen, dass der Arbeitnehmer ausgeruht zur Arbeit erscheint. Führt deshalb eine zeitlich intensive Freelance-Tätigkeit zur anhaltenden Übermüdung des Arbeitnehmers, kann der Arbeitgeber die Nebentätigkeit untersagen. Daraus ergibt sich auch, dass der Arbeitnehmer verpflichtet ist, den Arbeitgeber über die Aufnahme einer Nebentätigkeit zu informieren.

Was muss steuerlich beachten werden, wenn jemand neben seiner Anstellung auch noch als Freelancer tätig ist?

Marlis Müller: Das Einkommen aus einer Freelance-Tätigkeit gilt steuerlich als Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit und ist, wie auch das Einkommen aus unselbständiger Erwerbstätigkeit, steuerpflichtig. Das Einkommen aus der selbständigen Erwerbstätigkeit ist auf der Steuererklärung separat auszuweisen. Dieses Einkommen wird später der Sozialversicherung für die Bestimmung der Sozialversicherungsbeiträge übermittelt.

Für die steuerliche Differenzierung ist es ratsam, die privaten von den geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben zu trennen. Deshalb empfiehlt es sich, als selbständig Erwerbender ein separates Bankkonto für die Geschäftszwecke zu nutzen, damit eine klare Trennung zwischen geschäftlichen Ausgaben und Einnahmen (aus der Freelance-Tätigkeit) zu den privaten Einnahmen und Ausgaben (Einnahmen beispielsweise aus einem Arbeitsverhältnis) besteht.

Wo muss man sich melden, wenn man Freelance-Tätigkeiten nachgeht?

Marlis Müller: Als selbständig Erwerbender (Freelancer) ist man verpflichtet, das entsprechende Einkommen bei einer Sozialversicherungsanstalt anzumelden (Ausnahme bei geringfügigem Jahreseinkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit im Nebenberuf unter CHF 2’300). Ein Freelancer hat die Sozialversicherungsbeiträge selbst abzuliefern und arbeitet auf eigenes Risiko. Bei einer Absenz bspw. infolge Krankheit, ist der Auftraggeber nicht verpflichtet, das Entgelt zu leisten (anders bei einem Arbeitnehmer).

Nach der Anmeldung bei der Sozialversicherung werden üblicherweise Akontobeiträge aufgrund des gemeldeten Einkommens eingefordert. Wie bereits erwähnt, ist zudem der Gewinn aus der selbständigen Freelance-Tätigkeit in der Steuererklärung entsprechend als Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit zu deklarieren. Überschreitet der Umsatz aus Freelance-Tätigkeit CHF 100’000 aus mehrwertsteuerpflichtigen Leistungen, hat sich des Weiteren der selbständig Erwerbende im Mehrwertsteuerregister registrieren zu lassen und entsprechende Umsatzsteuer abzuliefern.

Muss man sich auch melden, wenn man jährlich nur wenige Aufträge mit geringem Honorar hat?

Marlis Müller: Grundsätzlich ist sämtliches Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit bei der Sozialversicherung anzumelden (Ausnahme Jahreseinkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit im Nebenberuf unter CHF 2’300, siehe oben). In der Steuererklärung ist das gesamte Einkommen zu deklarieren.

Was müssen Freelancer in der Schweiz beachten?

Roland Bachmann: Freelancer sollten für ausreichend Versicherungsdeckung bezüglich der Risiken Unfall, Krankheit und Invalidität sorgen. Sie haben ihre Tätigkeit der Ausgleichskasse zu melden und dürfen die berufliche Vorsorge nicht vergessen. Freelancer sind unter Umständen verpflichtet, sich als Einzelunternehmen ins Handelsregister eintragen zu lassen. In solchen Situationen wäre auch zu prüfen, ob nicht besser eine GmbH gegründet werden soll. Steuerrechtliche Überlegungen sind zusätzlich anzustellen. Wer sich mit den rechtlichen Vorschriften nicht auskennt, sollte sich von einer unabhängigen Stelle professionell beraten lassen.

Was ist steuerlich der Unterschied, ob ich ein Projekt als freier Mitarbeiter oder in unselbständiger/Freelance-Tätigkeit mache?

Marlis Müller: Das Schweizer Steuerrecht unterscheidet zwischen Einkommen aus unselbständiger Erwerbstätigkeit (Arbeitnehmerentgelt) und Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit (u.a. Entgelt aus Freelance-Tätigkeit).

Im Steuerrecht stützt sich die Unterscheidung, ob jemand als selbständig- oder unselbständig Erwerbender gilt, auf verschiedene Indizien. Ein wichtiges Indiz stellt das Subordinationsverhältnis dar. Als selbständig erwerbend gilt, wer mit einer Gewinnabsicht selbständig mit eigenem Risiko am Wirtschaftsverkehr teilnimmt. Für die Beurteilung, ob eine selbständige Erwerbstätigkeit vorliegt, ist jeweils der Einzelfall zu betrachten.

Steuerlich bestehen bei einer Freelance-Tätigkeit insbesondere Unterschiede bezüglich der Geltendmachung möglicher Abzüge. Liegt Einkommen aus unselbständiger Erwerbstätigkeit vor, können die normalen Berufsauslagen wie Fahrtkosten, Mehrverpflegung etc. geltend gemacht werden. Als selbständig Erwerbender sind diese teils pauschalen Abzüge zwar nicht mehr erlaubt, jedoch können geschäftsmässig begründete Aufwände geltend gemacht werden sowie Wertberichtigungen, Abschreibungen und Rückstellungen vorgenommen werden. Zudem können Verluste aus der selbständigen Erwerbstätigkeit innerhalb von sieben Jahren mit übrigem steuerbarem Einkommen verrechnet werden.

Darf man bei Freelance/selbständigen Tätigkeiten die Infrastruktur des Arbeitgebers nutzen?

Roland Bachmann: Ohne ausdrückliche Vereinbarung mit dem Arbeitgeber darf die Infrastruktur des Arbeitgebers nicht für eine andere Erwerbstätigkeit genutzt werden. Der Arbeitgeber stellt seine Arbeitsmittel zur Erfüllung der Arbeitspflichten aus dem Arbeitsvertrag zur Verfügung. Will der Arbeitnehmer von seinem Arbeitsplatz aus einer entgeltlichen Freelance-Tätigkeit nachgehen, muss er vorgängig den Arbeitgeber um Erlaubnis fragen. Die gewerbliche Nutzung von Arbeitsgeräten lässt sich nicht mit einer gelegentlichen Nutzung zu privaten Zwecken vergleichen.

Dr. Roland Bachmann ist Fachanwalt SAV Arbeitsrecht und Partner bei Wenger Plattner. Marlis Müller ist Dipl. Steuerexpertin und Associate im Steuerrechtsteam von Wenger Plattner.