Knigge für virtuelle Meetings: Professionalität und Effektivität beibehalten

Virtuelle Meetings sind zeit- und kostensparend und ermöglichen zudem ein flexibleres Arbeiten. Für einen effizienten und professionellen Einsatz digitaler Kommunikations-Tools solltest du jedoch einige Regeln beachten.

Gerichtsverhandlungen sind eine ernste Angelegenheit. Doch als der texanische Anwalt Rod Ponton während einer virtuellen Anhörung versehentlich einen Filter aktivierte, der ihn in ein niedliches Kätzchen verwandelte, lachte die ganze Welt. Der Fauxpas, der sich im Internet viral verbreitete, zeigt, dass die digitale Kommunikation ihre Tücken hat. Damit du nie in eine solche Situation gerätst und bei Online-Meetings stets einen professionellen Eindruck hinterlässt, solltest du – wie in anderen Bereichen des Geschäftslebens auch – gewisse Regeln beachten. Dazu zählen insbesondere die folgenden zehn Punkte.

1. Meeting vorbereiten

Übernimmst du die Rolle des Moderators, dann musst du die Agenda festlegen und die Einladungen verschicken. Achte darauf, nicht zu viele Einladungen zu verschicken. Je mehr Teilnehmende ein Online-Meeting hat, desto schwerer ist es zu kontrollieren. Eine zeitliche Beschränkung auf 60 bis 90 Minuten trägt ebenfalls zur Effizienz des Sitzungsverlaufs bei. Auch ohne Moderationsrolle solltest du dich auf ein digitales Meeting vorbereiten. Zu den Vorbereitungsarbeiten gehört zum Beispiel das Lesen von Unterlagen oder das Erstellen von Präsentationen. Kennen dich die anderen Meeting-Teilnehmer:innen noch nicht, solltest du dich ihnen ausserdem kurz vorstellen.

2. Störfaktoren ausschliessen

Such dir für das Online-Meeting ein ruhiges Plätzchen. Arbeitest du im Homeoffice, dann solltest du dafür sorgen, dass du von Familienmitgliedern nicht gestört wirst. Schliess die Fenster und schalte das Handy stumm. Wähle einen möglichst neutralen Hintergrund, der die anderen Sitzungsteilnehmer:innen nicht ablenkt. Du kannst auch virtuelle Hintergründe wählen oder den Hintergrund weichzeichnen. Das Hello-Kitty-Poster deiner Tochter ist als Hintergrund eher suboptimal.

3. Desktop aufräumen

Während des Online-Meetings musst du vielleicht deinen Desktop teilen. Räume ihn deshalb vor der Sitzung auf. Das Browser-Fenster, das du für die Suche nach einem besser bezahlten Job benutzt hast, schliesst du besser. Davon abgesehen solltest du darauf achten, keine Geschäftsgeheimnisse zu offenbaren. Dies gilt nicht nur für den Desktop deines Computers, sondern auch für den von der Kamera erfassten Hintergrund. Flipcharts mit Informationen, die nicht für alle Sitzungsteilnehmenden gedacht sind, solltest du daher aus dem sichtbaren Bereich entfernen.

4. Technik ausprobieren

Du hast sicherlich schon einige Erfahrung mit Videokonferenz-Tools. Möglicherweise wirst du aber zu einem Online-Meeting eingeladen, das mit einer Software stattfindet, die du noch nicht kennst. Damit du während der Sitzung nicht plötzlich einen Katzen-Filter (oder Schlimmeres) aktivierst, solltest du dich vor dem Meeting mit der Software vertraut machen. Die Verwendung neuer Kopfhörer oder anderer neuer Geräte solltest du ebenfalls zuerst ausprobieren. Zeig dich aus der besten Perspektive: Platziere die Kamera auf Augenhöhe – beispielsweise, indem du dein Notebook auf einen Bücherstapel stellst. Beachte auch die Lichtsituation. Optimal ist eine indirekte Beleuchtung. Wähle dich zudem ein paar Minuten vor dem vereinbarten Termin in das Online-Meeting ein. So kannst du rechtzeitig feststellen, ob alles funktioniert.

5. Keinen Jogginganzug tragen

Kleide dich ebenso wie für eine klassische Sitzung. Oben Veston und unten Boxershorts ist auch im Homeoffice keine gute Idee. Du weisst ja nicht, ob du während des Meetings aufstehen und beispielsweise ein Dokument aus dem Aktenschrank holen musst.

6. Mikrofon stummschalten

Mikrofone und Headsets übertragen nicht nur die Stimme, sondern auch Störgeräusche wie Räuspern und Atmen. Schalte daher bei Online-Konferenzen mit mehr als drei Teilnehmer:innen das Mikrofon stumm, wenn du nicht selbst redest.

7. Andere Teilnehmer:innen ausreden lassen

Bei virtuellen Meetings ist es viel schwieriger als bei realen Sitzungen, durcheinander sprechende Teilnehmer:innen zu verstehen. Lass die anderen daher aussprechen. Hält jemand einen endlosen Monolog, darfst du ihn oder sie jedoch gerne mit einer Zwischenfrage unterbrechen.

8. Auf deutliche Aussprache achten

Teilweise lässt die Tonqualität bei Videokonferenzen zu wünschen übrig. Achte deshalb auf eine deutliche Aussprache. Das gilt umso mehr, wenn du deine Kamera ausgeschaltet hast. In diesem Fall fehlen den anderen Teilnehmenden die visuellen Signale, die zum Verständnis des Gehörten beitragen. Eine deutliche Aussprache hilft, dies zu kompensieren. Ohnehin solltest du die Kamera, wenn immer es möglich ist, einschalten. Einander zu sehen, macht die Kommunikation schlicht angenehmer.

9. Missverständliche Gesten vermeiden

Körpersprache ist, sofern die Kamera eingeschaltet ist, ein wichtiger Kommunikationsbestandteil. Sind Teilnehmer:innen aus anderen Kulturräumen anwesend, solltest du darauf achten, dass du keine missverständlichen Gesten verwendest. Ein Beispiel ist das Kopfnicken: In Westeuropa und den USA signalisierst du damit Zustimmung oder zumindest Verständnis. In Griechenland, Bulgarien, der Türkei oder im arabischen Raum bedeutet Kopfnicken dagegen Ablehnung.

10. Auf Multitasking verzichten

Dein:e Kolleg:in hält gerade einen langweiligen Vortrag zu einem Thema, das dich nicht interessiert? Was läge da näher, als kurz die Mails zu checken. Und wenn du schon dabei bist, könntest du ja noch dieses dringende Telefongespräch erledigen, für das du bisher keine Zeit gefunden hast. Doch das ist keine gute Idee. Abgesehen davon, dass die anderen Meeting-Teilnehmer:innen dein Multitasking als respektlos empfinden könnten, lenkst du sie mit solchen Aktivitäten ab – zumindest, wenn die Kamera läuft.