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8 unverzichtbare Tools für Freelancer:innen
Freelancing birgt Freiheiten – du bestimmst deinen Zeitplan, wählst deine Kund:innen aus und arbeitest an Projekten, die dich wirklich interessieren. Mit dieser Freiheit kommt aber auch viel Verantwortung. Neben deiner eigentlichen Arbeit musst du dich um Rechnungen, Kundengewinnung, Projektorganisation und pünktliche Zahlungen kümmern.
Das kann, je nach Persönlichkeit, schnell chaotisch werden. Die gute Nachricht? Es gibt clevere Lösungen, die dir helfen, den Überblick zu behalten, professionell aufzutreten und deine Finanzen zu managen.
Hier sind acht essenzielle Tools, die deinen Freelancing-Alltag erleichtern.
📌 Hinweis: jobs.ch und jobup.ch empfehlen keine bestimmten Tools – die genannten Lösungen sind lediglich Beispiele, die für Freelancer:innen in der Schweiz verfügbar sind.
1) Rechnungsstellung & Buchhaltung: Die Finanzen im Griff behalten
Freelancing ist grossartig – bis du Rechnungen hinterherlaufen oder die Steuern machen musst. Mit einem Buchhaltungs- und Rechnungstool geht das einfacher: Du kannst professionelle Rechnungen erstellen, deine Einnahmen und Ausgaben im Blick behalten und stressfreier durch die Steuerzeit kommen.
🔧 Beispiel-Tool: Milkee – ein Schweizer Rechnungs-Tool speziell für Freelancer:innen
Warum es wichtig ist:
✅ Behalte den Überblick über deine Finanzen.
✅ Reduziere den Stress bei der Steuererklärung.
✅ Stelle sicher, dass deine Rechnungen professionell aussehen und pünktlich verschickt werden.
Pro-Tipp: Setze klare Zahlungsfristen in deinen Rechnungen – 30 Tage sind in der Schweiz üblich.
2) Zeiterfassung: Wissen, wohin deine Stunden gehen
Zeiterfassung ist nicht nur für Freelancer:innen, die pro Stunde abrechnen – sie hilft auch dabei, effizienter zu arbeiten und Projekte richtig zu kalkulieren.
🔧 Beispiel-Tools: Toggl, Clockify
Warum es wichtig ist:
✅ Stelle sicher, dass deine Preise fair sind.
✅ Vermeide „Scope Creep“ – wenn Projekte plötzlich länger dauern als geplant.
✅ Verbessere deine Work-Life-Balance, indem du klare Arbeitszeiten setzt.
Pro-Tipp: Auch wenn du Pauschalpreise anbietest, hilft dir Zeiterfassung dabei, Zeitfresser zu identifizieren und deine Preise anzupassen.
3) Projekt- & Wissensmanagement: Alles an einem Ort
Mehrere Kund:innen, Deadlines und Ideen unter einen Hut zu bringen, kann herausfordernd sein. Ein gutes Projekt- und Wissensmanagement-Tool hilft dir, deine Arbeit zu strukturieren – egal, ob es um To-Do-Listen, Meeting-Notizen oder langfristige Planung geht.
🔧 Beispiel-Tools: Trello, Asana, ClickUp, Notion
Warum es wichtig ist:
✅ Behalte Deadlines und Aufgaben im Blick.
✅ Speichere Kundennotizen, Projektdetails und Ideen an einem Ort.
✅ Erleichtere langfristige Planung und Content-Strategien.
4) Eine professionelle E-Mail-Adresse: Sofort mehr Glaubwürdigkeit
Erster Eindruck zählt. Eine E-Mail-Adresse wie deinname123@gmail.com wirkt wenig professionell. Eine eigene Geschäftsadresse zeigt Seriosität und schafft Vertrauen.
🔧 Beispiel-Tools: Google Workspace, ProtonMail (Schweizer Anbieter mit Fokus auf Datenschutz), Zoho Mail, Outlook.com
Warum es wichtig ist:
✅ Macht einen professionellen Eindruck.
✅ Trennt geschäftliche und private Kommunikation.
✅ Bietet oft bessere Sicherheits- und Speicheroptionen.
5) Deine eigene Website: Die beste Investition in dein Marketing
Du brauchst keine aufwendige Webseite, aber eine professionelle Online-Präsenz ist unverzichtbar. Sie dient als Portfolio, Visitenkarte und Anlaufstelle für potenzielle Kund:innen.
🔧 Beispiel-Tools: Wix, WordPress, Webflow
Warum es wichtig ist:
✅ Gibt Kund:innen eine einfache Möglichkeit, dich zu finden.
✅ Präsentiert deine besten Arbeiten und Referenzen.
✅ Lässt dich professioneller und etablierter wirken.
Pro-Tipp: Halte es simpel: eine „Über mich“-Seite, dein Portfolio, eine Dienstleistungsübersicht und eine Kontaktmöglichkeit reichen völlig aus.
6) Cloud-Speicher & Dateifreigabe: Nie wieder Dateien verlieren
Was passiert, wenn dein Laptop plötzlich streikt? Mit Cloud-Speicher sicherst du deine Dateien und hast jederzeit Zugriff darauf.
🔧 Beispiel-Tools: Google Drive, Dropbox, Tresorit (Schweizer Anbieter mit hoher Datensicherheit)
Warum es wichtig ist:
✅ Hält Kundendateien sicher und geordnet.
✅ Erleichtert das Teilen grosser Dateien.
✅ Schützt deine Arbeit vor Datenverlust.
Pro-Tipp: Datenschutz ist dir wichtig? Tresorit bietet starke Verschlüsselung und Server in der Schweiz.
- Verträge & Angebote: Sicherheit für dich und deine Kund:innen
Mündliche Absprachen sind riskant – ein schriftlicher Vertrag schützt dich vor Missverständnissen. Er regelt Zahlungsbedingungen, Deadlines und den Projektumfang.
🔧 Beispiel-Tools: PandaDoc, HelloSign
Warum es wichtig ist:
✅ Vermeidet Streitigkeiten über Zahlungen
✅ Definiert klar, was im Preis enthalten ist (und was extra kostet)
✅ Sorgt dafür, dass beide Seiten die gleichen Erwartungen haben
Pro-Tipp: Auch eine einfache Vorlage ist besser als nichts. Kläre die Zahlungsmodalitäten immer vor Projektbeginn.
Mit den richtigen Freelancing-Tools hast du mehr Zeit für das Wesentliche
Indem du dir ein gut organisiertes System schaffst, hast du mehr Zeit für das, was wirklich zählt: grossartige Arbeit und dein Business-Wachstum.
