Ferienübergabe richtig gemacht: bevor du in die Ferien gehst

Sommerzeit ist Ferienzeit. Du gehst bald in die Ferien, aber an deinem Arbeitsplatz sieht es noch aus, als wäre eine Bombe eingeschlagen? Volles Pendenzenfach, Berge von offenen Aufträgen, unzählige Arbeiten, die eigentlich noch vor den Ferien erledigt werden sollten? Das muss nicht sein, wenn du deine Ferienübergabe planst und deine Abwesenheit organisierst.

Zwei Wochen vor Ferien: Start der Ferienübergabe

Gib deinen Arbeitskollegen die Chance, sich auf deine Abwesenheit vorzubereiten und starte deine Ferienübergabe zwei Wochen vor deiner Abwesenheit. Das bedeutet, dass du als erstes deine Arbeitskollegen, aber auch Kunden und Ansprechpartner über deine Abwesenheit informierst. So lässt du anderen in gemeinsamen Projekten genügend Spielraum, um Vorkehrungen zu treffen und wichtige Infos von dir einzuholen. Dadurch entspannst du die Situation für dich und andere Involvierte im Projekt. Denn oft entsteht Panik, wenn man während einem Projekt in den Urlaub fährt – weil befürchtet wird, dass das Projekt schiefgehen könnte.

Ebenso solltest du wichtige Details und Fakten/Entscheidungen der Dossiers, an denen du arbeitest, notieren. Immer mit der Überlegung, dass deine Arbeitskollegen dadurch auch ohne dich Bescheid wissen und gegebenenfalls handeln können. Ein weiterer Stützpfeiler ist die Bestimmung und Einarbeitung eines Stellvertreters, der notfalls auch Entscheidungen treffen kann, sofern das notwendig ist. Dennoch solltest du dich nicht unter Druck setzen lassen – dringende Sachen, die vor deinen Ferien kommen, sind nicht unbedingt wichtige.

Checkliste T-2 Wochen:

⬜ Notizen für Dossiers/Aufgaben/Projekte beginnen

⬜ Stellvertreter bestimmen und einarbeiten

⬜ Kollegen, Kunden, Ansprechpartner informieren

⬜ Mut haben, Nein zu sagen

Eine Woche vor den Ferien: Tagesgeschäft für Abwesenheit organisieren

Fokussier dich auf bestehende Aufgaben und Projekte – grössere Sachen, die sich über deinen Urlaubsbeginn hinziehen, solltest du nicht annehmen. Solche Aufgaben eine Woche vor deinen Ferien zu starten, wäre wenig sinnvoll, da du das Projekt in der wichtigen Anfangsphase nicht steuern kannst. Übergib solche Aufgaben von Anfang an oder klär ab, ob der Start des Projekts auch nach deinen Ferien möglich wäre. Auch kannst du dir in dieser Woche einige Meetings ersparen, denn vieles wird sich während deiner Abwesenheit ohnehin ändern – da lässt du dich lieber nach den Ferien auf den aktuellsten Stand bringen. Blicke deshalb in deinen Kalender und reorganisiere deine Termine oder sage sie gegebenenfalls ab.

Ausserdem erstellst du am Anfang der Woche eine To-do-Liste mit Aufgaben, die hohe Priorität haben oder befristet sind – und diese Liste arbeitest du dann die Woche über ab. Weniger wichtige Aufgaben übergibst du deinem Stellvertreter oder den richtigen Personen. Achtung: Schau, dass die Personen, an die du die Aufgaben delegierst, die Passwörter, Datenzugriffe und Vollmachten haben.

Checkliste T-1 Woche:

⬜ To-do-Liste mit dringenden oder befristeten Aufgaben erstellen

⬜ Termine reorganisieren und gegebenenfalls absagen

⬜ Bestehendes erledigen und nichts Neues starten

⬜ Aufgaben klar delegieren

⬜ Passwörter, Datenzugriffe und Vollmachten definieren/erteilen

Ein Tag vor deinen Ferien: Endkontrolle und Unvorhergesehenes

Am letzten Tag vor deinen Ferien solltest du quasi schon abwesend sein – dabei hilft es, wenn du dann schon deine Abwesenheitsnotiz eingeschaltet hast. Du kontrollierst nochmals deine To-do-Liste, beginnst aber nichts Neues. Deine Zeiteinteilung sollte an diesem Tag wie folgt sein: 40% der Zeit für reguläre Aufgaben, 40% für Unvorhergesehenes und 20% Pufferzeit. Denn meistens flattert genau an diesem Tag noch etwas Ungeplantes herein, dass dich in die Bredouille bringen kann, wenn du den ganzen Tag mit wichtigen Aufgaben verplant hast. Kontrollier nochmal mit deinem Stellvertreter, ob alles klar ist, was besprochen wurde, und erstelle allenfalls noch einen Notfallplan. Ordne noch deinen Arbeitsplatz, damit du nach den Ferien entspannter startest, und schalte die elektronischen Geräte aus.

Checkliste T-1 Tag:

⬜ Zeitplanung gemäss 40-40-20 Regel (Aufgaben – Unvorhergesehenes – Puffer)

⬜ Nichts Neues starten

⬜ Abwesenheitsnotiz schon einschalten und überprüfen

⬜ Kontrolle der Übergabe mit Stellvertreter

⬜ Notfallplan erstellen

⬜ Arbeitsplatz aufräumen und Geräte ausschalten

Nach den Ferien

Wenn du vermeiden möchtest, dass du direkt nach deinem Urlaub wieder urlaubsreif bist, hilft es, wenn du die Abwesenheitsnotiz ein bis zwei Tage länger eingeschaltet lässt. Das lässt dir die Möglichkeit, Verpasstes aufzuarbeiten und mit deinen Projekten wieder à jour zu werden. Aus demselben Grund empfiehlt es sich, Sitzungen und Meetings frühestens ab dem dritten Tag einzuplanen.