Bewerbung über eine Bewerbungs-Software: Das solltest du beachten

Wenn eine Bewerbung eingereicht wird, geschieht das heute meist über eine Bewerbungs-Software (ATS). Diese Software trifft oft eine Vorauswahl der Bewerbungsunterlagen. Wie funktioniert diese Software eigentlich und wie musst du deine Bewerbung gestalten, dass sie von ATS positiv bewertet wird und nicht gleich aussortiert wird?

Während sich Personaler*innen früher durch Papierberge von Bewerbungen durchkämpften, erhalten sie heute vielfach die Unterlagen gleich in digitaler Form. Mittlerweile ist sogar eine Software dazu in der Lage, die Bewerbungsunterlagen automatisch zu sortieren, um eine maschinelle Vorauswahl der geeigneten Kandidat*innen zeitsparend zu realisieren. Bei dieser Software handelt es sich um ein Bewerber-Tracking-System, das eine digitale Bearbeitung bzw. Vorauswahl von Bewerbungsunterlagen ermöglicht. Je nach den betrieblichen Anforderungen kann ein ATS auf Unternehmensebene online implementiert bzw. abgerufen werden. Dieser digitale Prozess entscheidet nunmehr über Karrieren und Lebenswege.

Wie arbeitet ein ATS?

Ein Applicant Tracking System (ATS), das aus einer sehr grossen Anzahl von Bewerbungen diejenigen herausfiltern kann, die sich für eine engere Auswahl bzw. ein Vorstellungsgespräch qualifizieren, funktioniert so ähnlich wie die Suchmaschine von Google. Das heisst, ATS katalogisiert eine grosse Anzahl von Informationen und filtert nach bestimmten Stichworten die für die Personaler*innen geeignet erscheinende Einträge blitzschnell heraus. Dies geschieht, indem das System die Texte in den Lebensläufen und allen anderen Dokumenten erfasst und kopiert.

Im Anschluss dazu werden sie automatisch in einzelne Begriffe und Stichwörter aufgeteilt und verschiedenen Kategorien wie beispielsweise Berufserfahrung, Qualifikationen und Kontaktinformationen zugeführt. Der daraus entstandene Katalog kann nach bestimmten Stichworten beliebig durchsucht werden. Diese Stichworte ergeben sich aus dem Wunschprofil der Stellenbeschreibung im Stelleninserat. Das System zeigt auf Basis dieser Schlüsselbegriffe die passendsten Bewerbungen als erstes an.

Was tun, um bei ATS weiter oben zu erscheinen?

Oft betreiben Bewerber*innen einen grossen Aufwand für originelle Formulierungen, um die Leser*innen positiv zu überraschen und sich vom Durchschnitt zu differenzieren. Heute geht es jedoch vor allem auch darum, sich an Schlüsselbegriffen aus der Stellenausschreibung zu orientieren.

Diese Schlüsselbegriffe solltest du unbedingt in deinem Anschreiben und Lebenslauf verwenden. Kleiner Tipp: Vielleicht kennst du bereits Mitarbeiter*innen aus diesem Unternehmen und machst sie über Social-Media-Profile ausfindig. Schau dir dazu auf Xing oder LinkedIn die Beschreibungen ihrer Positionen und Aufgaben an. Diese Beschreibungen liefern einen guten Fundus für solche Schlüsselbegriffe.

Du musst aber auch wissen, dass das ATS-System auch verwandte Begriffe, die nicht direkt in der Stellenausschreibung vorkommen, mit einer besseren Platzierung im Suchergebnis belohnt. Wird zum Beispiel ein Job in der Buchhaltung angeboten, so solltest du unter anderem Begriffe wie „Lohnbuchhaltung“, „Jahresabschluss“ oder „doppelte Buchhaltung“ in deinen Bewerbungstexten verwenden.

Wie häufig sollen die Schlüsselbegriffe vorkommen?

Die Daumenregel lautet: Eher ein kleines bisschen zu viel als viel zu wenig! Das heisst, lieber alle infrage kommenden Schlüsselbegriffe mehr als einmal in die Texte einzubauen. Doch Vorsicht: Die Lesbarkeit sollte nicht darunter leiden. Kommst du eine Runde weiter, so muss die Bewerbung auch die Personaler*innen überzeugen. Formulierungen mit Schlüsselbegriffen, die jedoch nicht den Fähigkeiten der sich bewerbenden Person entsprechen, werden natürlich auch aussortiert.

Darum solltest du die Schlüsselbegriffe natürlich immer nur dann erwähnen, wenn sie auch inhaltlich gut passen. Hast du vielleicht schon mehrere berufliche Stationen absolviert, dann beschreibst du für jede Tätigkeit dein Aufgabenfeld mit den dazugehörigen job-relevanten Schlüsselbegriffen.

Achte aber genau darauf, dass du beispielsweise den Begriff „Jahresabschluss“ auch öfters verwendest, wenn du schon drei oder vier Jobs mit dieser Aufgabe hattest. Auf diese Weise wirst du von dem ATS-System mit mehr Erfahrungspunkten belohnt als jemand, der bisher nur einen Job ausgeübt hat. Damit sich dein Konto mit Erfahrungspunkten noch mehr füllen kann, solltest du auch andere Stationen wie zum Beispiel deine Ausbildung dafür nutzen, um diese Schlüsselbegriffe zu platzieren.

Das heisst, du schreibst dann wie im obigen Beispiel „Ausbildung zum Bilanzbuchhalter“ und baust unter anderem den Begriff „Jahresabschluss“ mit ein. Dieses Beispiel soll dir veranschaulichen, wie das ATS-System für dich funktionieren kann, wenn du verstehst, es für dich zu nutzen.

Wie erhöhst du die Chancen auf deinen nächsten Job?

Ob man die Technologie nun mag oder nicht: In der Folge siehst du ein paar Tipps, wie du deine Bewerbungsunterlagen etwas besser gestalten kannst, um die Software zu „überzeugen“:

• Du solltest aber immer darauf achten, dass du die Schlüsselwörter verwendest, die du aus der Stellenausschreibung kennst oder solche, die für die Branche und den Beruf typisch sind.
• Lebensläufe, die über mehrere Seiten gehen, sind längst kein Tabu mehr. Und für ATS ist die Länge egal. Ein umfangreicherer Lebenslauf kann auf Grund der gut platzierten Schlüsselbegriffe die Chancen auf den Job sogar erhöhen.
• Verwende traditionelle Schriftarten, die für ATS gut lesbar sind. Dazu gehören Verdana, Arial, Times und Tahoma.
• Ein ATS mag daher auch gerne Aufzählungen. Darum punktest du durch Listen mit Aufzählungszeichen, in der du deine Qualifikationen kurz darstellst. In solchen Auflistungen kannst du ebenfalls Angaben zum ehemaligen Arbeitgeber, die Position und den Zeitraum der Anstellung benennen.
• Vermeide auf jeden Fall Rechtschreibfehler! Personaler*innen verzeihen dir vielleicht noch einen Tippfehler, aber das ATS kann Buchstabendreher im schlimmsten Falle gar nicht lesen. Sollte es sich dabei auch noch um einen besonders wichtigen Schlüsselbegriff handeln, dann könnte es sogar sein, dass deine Bewerbung aussortiert wird.
• Kontaktinformationen wie Name, Adresse und E-Mailadresse gehören ganz nach oben aufs Dokument.
• Vermeide auch kreative Spielereien! Das heisst, keine extravaganten Formatierungen, Grafiken, Bilder oder Logos.
• Weglassen kannst du Bewerbungsfloskeln wie dynamisch, belastbar, teamfähig oder motiviert. ATS beindruckt das überhaupt nicht.
• Mit Abkürzungen kann die Bewerbersoftware meist nicht viel anfangen. Das bedeutet, Titel und Job-Bezeichnungen solltest du immer ausschreiben.

Wir können festhalten: Wenn du bei einer Bewerbungs-Software bestehen und zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden willst, brauchst du massgeschneiderte Bewerbungsunterlagen, die mindestens den Jobanforderungen mit den genauen Schlüsselworten in der Stellenanzeige entsprechen. Hast du das geschafft, ist die erste Hürde überstanden. In der Folge musst du dann die Personaler*innen von deinen Qualitäten persönlich überzeugen. Übrigens: Die meisten mittleren und vor allem grossen Unternehmen sowie viele Personalagenturen verwenden bereits ATS.