10 Tipps, um die Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern

Möchtest du deine beruflichen Ziele erreichen? Möchtest du deinen Arbeitsplatz besser organisieren und dadurch effizienter arbeiten? Hier sind einige Tipps, die dir helfen können, deine Produktivität und Effizienz bei der Arbeit zu steigern.

1. Eine Aufgabe nach der anderen erledigen

Mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen sorgt dafür, dass Stress entsteht und Ziele nicht erreicht werden. Ausserdem hat die Wissenschaft bewiesen, dass unser Gehirn nicht multitaskingfähig ist. Alles gleichzeitig erledigen zu wollen, schränkt auch die Konzentration ein und bringt eine unausgeglichene Stimmung. Eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen ist daher die effektivste Methode, um produktiv zu sein. Es ist manchmal gar nicht so einfach, sich daran zu halten, aber mit ein wenig Übung sollte es gelingen.

2. Aufgaben delegieren

Wenn du sehr gründlich und gewissenhaft bist, fällt es dir wahrscheinlich schwer, Aufgaben an Kolleg*innen zu übertragen. Um deine Produktivität zu steigern, solltest du lernen, bestimmte Dinge zu delegieren, die auch von einem Teammitglied erledigt werden können,  wenn er/sie Zeit hat. Konzentriere dich auf deine wichtigsten Aufgaben und suche auch mal Hilfe bei anderen.

3. An Pausen denken

Du beginnst deinen Arbeitstag frühmorgens und beendest ihn sehr spät, oft ohne eine wirklich ausgiebige Mittagspause? Isst du manchmal nur schnell einen kleinen Snack vor dem Computer, weil du so das Gefühl hast, dass du effizienter arbeiten kannst? Das ist nicht wirklich der Fall, wenn man sich verschiedene Studien ansieht. Die bekannteste Studie, die von Francesco Cirillo entwickelte Pomodoro-Technik, zeigt, dass man seine Arbeitszeit am besten nutzt, indem man den Tag in 25-Minuten-Abschnitte mit einer kurzen Pause einteilt. Auf diese Weise kann man seine Zeit optimal nutzen.

4. Nicht ständig mit dem Handy beschäftigt sein

Wenn du deine Arbeit ständig durch einen Ausflug in soziale Netzwerke unterbrichst oder auf deinem Smartphone spielst, wird das deine Produktivität mindern. Im Zeitalter der Digitalisierung mag das verlockend sein, immer wieder auf das Handy zu schauen, aber es ist besser, sich konzentriert der Arbeit zu widmen. Vielleicht ist es hilfreich, bewusst für eine bestimmte Zeit eine Pause vom Handy einzulegen. Das kann dein Konzentrationsniveau steigern.

5. To-do-Listen nutzen

Es ist ein altbekanntes Tool. Ob handschriftlich oder digital, eine To-do-Liste ermöglicht es dir, in deinem Tempo voranzukommen, nichts zu vergessen und gleichzeitig ein Gefühl der Zufriedenheit zu empfinden, wenn du eine Aufgabe erledigt hast. Idealerweise sollte die Liste täglich erstellt werden, es kann aber auch eine Wochenliste sein, wenn du einen längeren Überblick über die zu erreichenden Ziele haben möchtest. Eine solche Liste mit Aufgaben, die erledigt werden müssen, fordert ein Mindestmass an Disziplin, da sie ständig aktualisiert werden muss, aber die Mühe lohnt sich.

6. Meetings reduzieren

Jeden Tag stundenlang in Meetings zu verbringen mindert die Produktivität zwangsläufig. Vor allem, wenn diese Meetings für deine Arbeit nicht wesentlich sind. Überlege dir also, ob du nicht das eine oder andere Meeting auslassen kannst. Oft reicht es, wenn dich eine Kollegin oder Kollege darüber updated. Wenn du unbedingt daran teilnehmen musst, sollten die Meetings kurz und gut strukturiert sein. So verlierst du nicht unnötig wertvolle Zeit.

7. Auch mal Nein sagen

Bei allen Aufgaben immer Ja zu sagen ist für die Produktivität nicht immer fördernd, da du so schnell in Arbeit ersticken kannst. Ganz zu schweigen von dem Stress, den das verursacht. Es ist besser, bestimmte Tasks abzulehnen, damit du die aktuellen Aufgaben erledigen kannst. Wenn dir das schwerfällt, gibt es eine bewährte Methode. Sie besteht darin, die sechs wichtigsten Aufgaben festzulegen, die du am nächsten Tag erledigen wirst. Sobald du diese Aufgaben erledigt hast, kannst du eine neue Aufgabe für denselben oder den nächsten Tag annehmen.

8. Sich Fristen setzen

Als einfache, aber besonders effektive Zeitmanagementtechnik können dir persönliche Deadlines dabei helfen, viel produktiver zu werden und gleichzeitig deine Ziele zu erreichen. Die Fähigkeit, sich Fristen zu setzen, ist wichtig, aber noch wichtiger ist es, sich daran zu halten. Das hilft, den Überblick über die eigenen Handlungen zu behalten und gleichzeitig Ernsthaftigkeit zu zeigen. Natürlich schätzen Unternehmen ganz besonders Mitarbeitende, die sich an Fristen halten können.

9. Den Arbeitsplatz aufräumen

Um produktiv zu sein, ist es ideal, einen Arbeitsplatz mit möglichst wenig Ablenkungen zu haben. So sollte man es vermeiden, den Klingelton seines Mobiltelefons zu aktivieren. Oder die Nachrichtenvorschau zu lesen, wenn man eine neue E-Mail erhält. Produktivität bedeutet immer auch, sich voll und ganz auf die aktuelle Aufgabe zu konzentrieren, und das geht mit einem aufgeräumten Schreibtisch bzw. Arbeitsplatz um vieles besser.

10. Einem gesunden Lebensstil nachgehen

Wenn du viel feierst und zu wenig schläfst, ist es gut möglich, dass deine Produktivität auf der Strecke bleibt. Um das zu ändern, solltest du ein Gleichgewicht zwischen Beruf und Privatleben finden. Dazu gehören ein ausreichend erholsamer Schlaf und Aktivitäten, die den Kopf frei machen. Dabei kann es sich um sportliche oder kulturelle Aktivitäten handeln.