9 Meeting-Sünden, die alle kennen und trotzdem schon mal begangen haben

Notwendiges Übel schimpfen die einen, wichtiges Zusammenkommen loben die anderen – das Meeting. Es gibt jedoch bestimmte Eigenheiten und Verhalten, die du im Meeting vermeiden solltest, wenn du nicht den Zorn deiner Meeting-Teilnehmer auf dich ziehen willst. Diese 9 Punkte gehören dazu:

1. Ablenkung durch dein Smartphone

Durch Produktivitäts-Apps und Todo-Listen hat man stets den Überblick und dank stetem E-Mail-Empfang kann das nächste Meeting rasch arrangiert oder Antworten gleich geschickt werden. Auch in Meetings. Pro Tag nutzen wir das Smartphone 53 Mal, um zu chatten oder eine App zu benutzen. Doch wenn du dein Smartphone ins Meeting mitnimmst, ist es sehr wahrscheinlich, dass du dich damit auch ablenken wirst. Einfachster Tipp: Handy am Arbeitsplatz lassen – du bist ja sowieso besetzt im Meeting.

Der Klassiker der Ablenkung während dem Meeting: das Smartphone.

2. Unpünktlich zum Meeting erscheinen

Ein Sprichwort sagt: „Wer die anderen achtet, sollte nicht zu spät kommen“. Das gilt – vor allem hierzulande – nicht nur für Treffen mit Freunden, sondern ganz besonders auch für Business-Meetings. Es gehört sich, pünktlich zu einem Meeting zu erscheinen. Es geht dabei um den gegenseitigen Respekt – denn die anderen Sitzungsteilnehmer haben bestimmt Besseres zu tun, als auf dich zu warten.

3. Unvorbereitet zum Meeting kommen

Meetings hält man zur Abstimmung von Prozessen, zur Ideenfindung, zu Schulungszwecken oder um die Arbeitskollegen über Neuigkeiten zu informieren. Ein Meeting hat normalerweise eine thematische Zugehörigkeit und darüber solltest du dich im Vorfeld informieren, damit du einen Nutzen aus dem Meeting ziehen kannst und im Meeting mitreden kannst. So kannst du spezifische Fragen stellen, um Unklarheiten zu klären. Informierst du dich nicht, wird es schwer, relevante Fragen zu stellen, die dich weiterbringen.

4. Meetings ohne Entscheidungen

Meetings haben nur einen Nutzen, wenn am Ende Entscheidungen getroffen werden. Es sollte zumindest geklärt werden, wer was bis wann erledigt – und man sollte den Mut haben, diese Entscheidungen zu treffen. Meetings würden oft dazu benutzt, dass man sich bei Entscheidungen absichere und keine Verantwortung übernehmen müsse, das haben Annegret Bolte, Judith Nuemer und Stephanie Porschen in ihrer Arbeit zu «Die alltägliche Last der Kooperation» festgestellt.

Ohne Entscheidungen beim Meeting kann auch kein Nutzen gezogen werden.

5. Keine Notizen während Meetings machen

Die Ergebnisse von diskutierten Themen und getroffenen Entscheidungen sollten danach auch festgehalten oder umgesetzt werden – und um sich das zu merken, notiert man sich die festgelegten Details oder die zu erledigenden To-Do’s. Wenn du dich nicht mehr an deine Aufgaben erinnerst, welche im Meeting besprochen wurden, kannst du sie auch nicht umsetzen. Verwende dafür am besten einen klassichen Notizblock und verzichte auf dein Smartphone, da die Chance sonst gross ist, dass du dich ablenkst (siehe Punkt 1).

6. Themen besprechen, die andere nicht betreffen

In Meetings mit mehr als zwei Personen werden Dinge besprochen, die alle etwas angehen. Ärgerlich ist, wenn zwei Personen in einem Meeting dazu persönliche Differenzen ansprechen oder Projektdetails besprechen, für die es die anderen Teilnehmer nicht braucht. Solche Sachen sollten eher zu zweit gesprochen werden. Wenn du also merkst, dass du unbedingt ein Detail aus einem Projekt mit einer einzelnen Person besprechen möchtest, mach dir eine Notiz auf dem Block und sprich die Person nach dem Meeting an.

7. Meetingzeit überziehen

Wenn Diskussionen entstehen und Meinungen ausgetauscht werden, kann man schnell mal die Zeit vergessen. Zu einem gelungenen Meeting gehört jedoch auch ein funktionierendes Zeitmanagement – und jede/r sollte dafür verantwortlich sein, die vereinbarte Zeit nicht zu überschreiten. Vielfach brauchen Meetings nämlich nicht so viel Zeit, wie eingeplant war. Vorausgesetzt, die Teilnehmer sind vorbereitet, beschränken sich auf das Thema und sind bei der Sache.

8. Im Meeting einen Monolog halten

Ein Meeting sollte keine Bühne für Selbstdarsteller sein, denen es nicht darum geht, sich auszutauschen, sondern die nur an der Selbstinszenierung Interesse haben. Ein Meeting sollte dazu da sein, eine Diskussion anzuregen und Informationen zu teilen. Vorträge zu halten gehört nicht dazu.

9. Ein Meeting ohne Ziel

Man sollte sich immer fragen, weshalb es dieses Meeting braucht, warum man am Meeting dabei ist und was dabei rauskommen soll. Wer für ein Meeting keine Ziele setzt, läuft Gefahr, dass sich dieses unnötig in die Länge zieht, weil irrelevante und nicht zielführende Themen besprochen werden. Darum sollte für sich selbst und/oder für das Meeting ein Ziel gesetzt werden. Ganz im Sinne von: „Nach dem Meeting weiss ich / verstehe ich / kann ich…“.