8 Tipps für eine gute Zeitplanung

Keine Zeit – zu viel Arbeit – Chaos! Im Job kann es immer wieder zu Stress-Situationen kommen. Mit einer guten Planung und Organisation lässt sich das aber oft vermeiden. Wir haben hier 8 Tipps für dich, damit du dir die Zeit besser einteilen kannst und Stress sowie einem Burnout keine Chance gibst.

1. Entdecke deinen eigenen Biorhythmus

Jeder hat seine Höhen und Tiefen. Dieser natürliche Biorhythmus ist von Mensch zu Mensch unterschiedlich. Viele sind jedoch vor allem am Vormittag besonders energiegeladen und haben am späten Nachmittag dann wieder einen Energieschub. Entdecke deine persönlichen Tageshöhepunkte und sorge dafür, dass du zu diesen Zeiten die besonders wichtigen und schwierigen Aufgaben erledigst, und dich in Müdigkeitsphasen eher einfacheren Routineaufgaben widmest.

2. Konzentriere dich auf eine Aufgabe

Wenn du im Job viele verschiedenen Aufgaben zu erledigen hast, dann versuche, dich so gut es geht auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren und dich nicht durch E-Mails, Telefonate usw. ablenken zu lassen. Hast du sie erledigt, kannst du die nächste Aufgabe angehen. Gewöhnlich verstehen es auch deine Kollegen, wenn du ihnen ab zu sagst, dass du gerade nicht gestört werden willst. Versuche, so gut es geht, E-Mails nur einmal zu lesen. Entweder du bearbeitest sich gleich oder du leitest sie an die zuständige Person weiter bzw. legst sie im richtigen Ordner ab. So sparst du Zeit und bewahrst den Überblick.

3. Setze Prioritäten

Um effizient zu arbeiten und die verschiedenen Aufgaben termingerecht erledigen zu können, ist es ratsam, sich die Zeit gut einzuteilen und Prioritäten zu setzen. Überlege dir, welche Aufgaben besonders dringend sind und welche ein bisschen warten können. Also nicht einfach loslegen, sondern vorher einen Plan machen. Mache deinen Arbeitskollegen verständlich, was Priorität hat und welche Aufgaben du nicht sofort erledigen kannst.

4. Halte deinen Arbeitsplatz sauber

Wenn du deinen Arbeitsplatz sauber hältst, nicht ständig Sachen hin- und herschieben und immer an den verschiedensten Orten Dokumente suchen musst, spart das Zeit und wertvolle Energie. Das tut auch der Konzentration und der Motivation gut.

5. Auch dein Computer braucht Ordnung

Aber nicht nur dein Schreibtisch bzw. Arbeitsplatz sollen sauber gehalten werden, sondern auch dein Computer. Achte darauf, dass du für E-Mails verschiedene Ordner erstellst und diese am richtigen Ort ablegst. Genauso wichtig ist es, deine Dateien unter klaren und selbsterklärenden Namen abzuspeichern. Das erspart dir langes Suchen und unnötigen Ärger.

6. Gönne dir täglich eine Kleinigkeit

Egal, ob beim Sport vor der Arbeit, einem Spaziergang in der Mittagspause oder einem gemütlichen Treffen zum Feierabend – wenn du dir täglich was Schönes gönnst, geht es deiner Seele besser und gelingt es dir leichter, in der Freizeit von der Arbeit abzuschalten. So bist du in der Arbeit frischer und weniger anfällig für Stress.

7. Du bist nicht allein

Auch wenn du ab und zu das Gefühl hast, überfordert zu sein, so bist du nicht auf dich alleine gestellt. Wenn du eine Tätigkeit nicht alleine schaffst, dann scheue dich nicht, deine Kollegen um Unterstützung zu bitten bzw. deinen Vorgesetzten um Rat zu fragen. Und vielleicht liegt ja die eine oder andere Aufgabe jemand anderem besser als dir und kannst du im Gegensatz Tasks deiner Kollegen entsprechend deinen Talenten übernehmen.

8. Wie wäre es einmal mit einem Nein?

Es kann auch vorkommen, dass dich Kollegen bitten, sie zu unterstützen. Wenn du Zeit und Kapazitäten hast, dann ist nichts daran auszusetzen. Wenn du jedoch sonst schon sehr viel tun hast, dann kannst du auch einmal Nein sagen. Sonst besteht die Gefahr, dass du dich überarbeitest oder wirst und mit der vielen Arbeit nicht mehr zurechtkommst.