10 Tipps für flexibles Arbeiten

Flexibles Arbeiten wird als Arbeitsmodell immer beliebter. Der Wechsel von einem klassischen zu einem flexiblen Arbeitsmodell erfordert einige Anpassungen. Hier sind zehn Tipps, die dir helfen, mit Erfolg flexibel zu arbeiten.

1. Optimiere deine Arbeitsplanung

Wenn du deine Arbeitszeiten durch eine flexible Arbeitsstruktur mit einer Mischung aus Homeoffice und Präsenzarbeit ersetzt, ist der erste Reflex, den du haben solltest, deinen Wochenplan zu überprüfen. Es ist daher umso wichtiger, jede Woche zu planen, indem du festlegst, an welchen Tagen du im Büro sein wirst (z. B. für ein Meeting vor Ort) und an welchen Tagen du zu Hause oder in einem Coworking Space bleibst. Ausserdem ist es wichtig, die Aufgaben, die du in der Woche erledigen musst, nach Prioritäten zu ordnen. Trenne die Aufgaben, die Priorität haben, klar von den anderen, die noch ein paar Tage warten können.

2. Überdenke deine Tagesstruktur

Ein*e flexible*r Mitarbeitende*r ist eine Person, die ihre Aufgaben ortsunabhängig erledigen kann. Rüste dich mit einem Laptop, einer Tasche, in der du deine Sachen transportieren kannst, deinem Terminkalender und den üblichen Ladekabeln aus. Denke dabei auch an deine Work-Life-Balance zu überdenken. Wenn du früher nach der Arbeit noch joggen gegangen bist, kannst du das jetzt vielleicht in der Mittagspause oder vor Arbeitsbeginn tun. Das Ziel dieser Umstrukturierung ist es, deine Effizienz zu steigern.

3. Richte dir einen angenehmen Arbeitsplatz ein

Man neigt manchmal dazu, es zu unterschätzen, aber ein angenehmer Arbeitsplatz führt zu einer höheren Produktivität, für mehr Gesundheit und reduziert gleichzeitig den täglichen Stress. Idealerweise sollte sich das Heimbüro in einem separaten Raum befinden. So kannst du dich am besten isolieren und wirst nicht von den Geräuschen anderer Personen gestört, die in deinem Haushalt leben. Du solltest auch darauf achten, dass du hochwertige Materialien kaufst, beispielsweise einen ausreichend grossen Schreibtisch und einen bequemen Stuhl (statt eines Hockers).  Wenn du deine Arbeit von an anderen Orten erledigst, versuche so gut wie möglich mit grossen Bildschirmen zu arbeiten bzw. deinen Laptop auf Augenhöhe zu platzieren.

4. Sei ständig offen für Veränderungen

Die Regel der Flexibilität am Arbeitsplatz ist, dass sich alles jederzeit ändern kann. Mit anderen Worten: Es ist entscheidend, Veränderungen als Chance an sich und nicht als Hindernis zu verinnerlichen. So sind z. B. neue technische Hilfsmittel oder neue Geschäftsprozesse oft eine Chance, die dir hilft, deine Produktivität zu steigern.

5. Lass dir von Software helfen

Ob es darum geht, deine Woche zu planen, Prioritäten zu setzen, dich an etwas zu erinnern oder Präsentationen aus der Ferne zu halten, es gibt zahlreiche kostenlose Tools und Programme, die dich dabei unterstützen. Um deine Aufgabenliste zu verwalten, gibt es z. B. Any.DO, Google Keep, ColorNote Notepad Notes oder Todoist. Um eine Präsentation vorzubereiten, kannst du Haiku Deck, CustomShow, SlideDog oder Slides nutzen. Was schliesslich die Online-Terminvereinbarung angeht, sind die bekanntesten Resaclick, Timify oder Voxiplan, das Terminerinnerungen per SMS versenden kann.

6. Denke an Pausen

Wenn man flexibel und in Ruhe arbeitet, neigt man manchmal dazu, Pausen zu vergessen. Zahlreiche Studien belegen jedoch, dass dein Gehirn während des Tages mehrere kleine Pausen braucht, um wieder in Schwung zu kommen. Gönne dir in der Mitte des Vor- und Nachmittags ein paar Minuten Pause, indem du an die frische Luft gehst oder Musik hörst, um deine Produktivität zu steigern und dir die Beine zu vertreten.

7. Verbessere deinen Umgang mit Stress

Wenn du allein in deinem Büro zu Hause oder in einem Co-working Space sitzt, hast du manchmal vielleicht das Gefühl, dass die Tage viel zu schnell vergehen und du noch jede Menge Dinge zu erledigen hast. Das führt zu einem unangenehmen Gefühl von Stress. Ausserdem kann es sein, dass du vor lauter Chatnachrichten, E-Mails und Anrufen das Gefühl hast, nicht alles zu schaffen. Um dem entgegenzuwirken, solltest du dich auf deine momentane Aufgabe konzentrieren, Prioritäten setzen und dann die Personen kontaktieren, die versucht haben, dich zu erreichen. Alles auf einmal erledigen zu wollen führt zu Stress und Überforderung.

8. Denke an Bewegung und Hobbys

Wenn du flexibel arbeitest, können die Pendelzeit, die du dir sparst, für angenehmere Aktivitäten genutzt werden. Bevor du einen Arbeitstag beginnst, kannst du z. B. Yoga oder Meditation praktizieren. Mittags kannst du mit einem Freund oder einem Familienmitglied auswärts essen gehen. Und am Abend kannst du einen kleinen Spaziergang machen, um dich zu entspannen. Oder ein Buch lesen? Diese Routinen sind wichtig, um das Gefühl der Einsamkeit oder Überlastung zu vermeiden, das manchmal durch Homeoffice bzw. flexibles Arbeiten entsteht.

9. Halte einen gesunden Lebensstil aufrecht

Auch wenn deine Wochen vollgepackt sind, solltest du dir Zeit für ausgewogene Mahlzeiten zu Mittag und am Abend nehmen. Das ist wichtig, um einen gesunden Lebensstil aufrechtzuerhalten. Im Gegensatz dazu ist es nicht ratsam, im Schnellgang vor dem Computer ein Sandwich hinunterzuschlingen oder ganzen Tag hungrig zu bleiben, weil du die Mittagspause ausgelassen hast.

10. Tausche dich regelmässig mit dem Team aus

Wer flexibel arbeitet, hat manchmal vielleicht das Gefühl, den Anschluss an den Rest des Teams und an das Unternehmen zu verlieren. Um dieses Risiko zu vermeiden, solltest du dich mehrmals pro Woche mit deinen Kolleg*innen austauschen. Dies kann am Telefon oder bei einem Videomeeting geschehen. So bleibst du mit dem Team verbunden und fühlst dich nicht ausgeschlossen.

Wie du vielleicht schon bemerkt hast, sind diese zehn Schritte, die du unternehmen kannst, relativ einfach. Wenn du dich für flexibles Arbeiten entscheidest, musst du nur ein paar deiner Gewohnheiten ändern, um das volle Potenzial eines Arbeitsmodells zu nutzen, das mehr Freiheit und oft eine bessere Work-Life-Balance ermöglicht.