10 Tipps für eine bessere Kommunikation am Arbeitsplatz

Knapp die Hälfte des Tages verbringen wir am Arbeitsplatz. Wir sprechen uns ab, wir koordinieren, wir kommunizieren. Diese Kommunikation ist jedoch häufig nicht einfach. Nerven werden strapaziert, Missverständnisse entstehen, Streitereien eskalieren – was zu grossem Frust führen kann. Damit das nicht passiert, findest du hier 10 Tipps für eine bessere Kommunikation – und damit angenehmeres Arbeitsklima im Büro.

1. Kommunikationsmittel richtig einsetzen

Unternehmen werden immer digitaler. Das Telefon ist längst nicht mehr alleine, wenn es um Kommunikation im Unternehmen geht. E-Mails und Chat-Programme sind längst ein fester Bestandteil für den täglichen Austausch im Job. Doch je nach Situation eignen sich gewisse Kommunikationsmittel besser. Beispielsweise sollten wichtige Gespräche nicht schriftlich geführt werden, sondern persönlich. Chat-Programme hingegen eignen sich für spontane Dinge oder Erinnerungen. Beispielsweise eine Erinnerung eines Arbeitskollegen, dem man noch eine Antwort schuldig ist. Für die Organisation von Terminen oder die Verteilung von (nachhaltigen) Informationen empfehlen sich im Job E-Mails. Finde auch heraus, wer deiner Teammitglieder welcher Kommunikationstyp ist. Es gibt Teammitglieder, die alles per E-Mail erhalten möchten, während andere am liebsten alles in einem Meeting oder auch bei einem informellen Kaffee besprechen.

2. Private Details für sich behalten

Nach der Frage vom «Wo» kommt die Frage vom «Was». Welche Inhalte teile ich eigentlich mit meinen Peers? Welche Informationen sind relevant, wichtig oder ganz einfach Wert, kommuniziert zu werden? Natürlich sollten nicht alle unisono die gleichen Dinge schreiben, Kommunikation lebt schliesslich von Varietät. Dennoch gibt es Quasi-Knigge-Regeln für den Informationsaustausch. Man sollte unterscheiden, was in die Postfächer von anderen gehört und was deine persönliche Notiz bleiben sollte. Persönlicher Austausch ist zwar schön, aber viele möchten ihr E-Mail-Postfach ausschliesslich mit beruflichen Belangen gefüllt haben. Du kannst aber selbstverständlich mit deinen Arbeitskolleginnen und -kollegen auch im Job hin und wieder Privatgespräche führen.

3. Richtig atmen für mehr Ruhepuls

Unter Ruhepuls versteht man die Anzahl an Pulswellen pro Minute – ohne dass du sportlich aktiv bist. Bist du gestresst, ist dein Ruhepuls höher. Das zeigt sich dann auch an der Atmung. Menschen atmen schnappartiger, wenn sie gestresst oder aufgeregt sind. Und in gestresstem Zustand wird konstruktive Kommunikation schwierig. Um einen ruhigeren Puls zu bekommen, lohnen sich Atemübungen.

4. Sich über die nonverbale Kommunikation bewusst sein

Während wir kommunizieren, benutzen wir nicht nur die Worte und Sätze. Ein grosser Teil ist nonverbale Kommunikation über unsere Körpersprache. Bis über 90%, um genau zu sein. Dazu gehören Blickverhalten, Gesichtsausdrücke (Mimik), Körperhaltung und -bewegung (Gestik), Berührung, räumliche Distanz und stimmliche Merkmale. Es ist hilfreich, wenn du dir immer im Hinterkopf behältst, dass all diese nonverbalen Kanäle, die Körpersprache, ebenfalls als Kommunikation wahrgenommen werden. Beispielsweise, ob du deine Arme verschränkst und ob du Blickkontakt hältst.

5. Zuhören als Teil des Gesprächs

Reden ist Silber, Schweigen ist Gold. Genau davon lebt gute Kommunikation: vom Zuhören. Wer dem Gesprächspartner aktiv zuhört und hin und wieder Rückfragen für das Verständnis stellt – stellt besseren Konsens her. Dadurch verringerst du Missverständnisse und schaffst Klarheit. Das bedeutet nicht, dass du in Gesprächen nichts mehr sagen darfst. Es bedeutet lediglich, dass der Zuhöranteil höher sein sollte, als der Gesprächsanteil.

6. Andere Ansichten akzeptieren

Die eigene Meinung ist schnell vertreten. Doch wie sieht es mit den Ansichten deiner Gesprächspartner aus? Für diese Verständnis aufzubringen, ist meistens nicht so einfach. Das bedeutet jedoch nicht, dass ihr euch immer einig sein müsst. Wichtig ist vielmehr, dass du die Ansichten deiner Gesprächspartner verstehen kannst – um Gespräche zielführend zu gestalten. Der Weg zum Ziel heisst Zuhören.

7. Reaktion im Affekt vermeiden

Ein Teammitglied sagt etwas, was eine andere Person persönlich trifft. Häufig folgt dann direkt die Retourkutsche – manchmal auch durch aggressive Körpersprache. Der Mitarbeitende fühlt sich daraufhin ebenfalls angegriffen. Der Streit eskaliert. Solche Situationen lassen sich vermeiden: Man nimmt die Aussage oder Frage zur Kenntnis und zieht sich zurück, um sich abzukühlen. Wenn man dann nicht mehr (so stark) emotional geladen ist, können Missverständnisse rational und sachlich geklärt werden. Das ist nicht nur einfacher, sondern auch nachhaltiger.

8. Mit Zielen kommunizieren

Was willst du eigentlich kommunizieren? Stell dir diese Frage ganz bewusst vor jedem Gespräch oder jeder E-Mail. Du wirst merken, dass du viel besser verstanden wirst und du eher zu deinem Ziel gelangst. So kommunizierst du zielgerichtet – sowohl bewusst als unterbewusst. Das kann dir beispielsweise im Jahresendgespräch zugutekommen. Wenn du beispielsweise mehr Lohn bekommen möchtest, solltest du dieses Ziel während des Gesprächs immer präsent im Hinterkopf haben.

9. Sich in die Situation des Gegenübers reinversetzen

Menschen tendieren dazu, ihr eigenes Verhalten mit der Situation zu rechtfertigen. Beispielsweise so: «Ich musste zu schnell fahren, um rechtzeitig zur Arbeit zu kommen». Die gleichen Personen würden jedoch Raser verurteilen, obwohl sie dasselbe gemacht haben. Der Unterschied liegt in der Situation. Genauso gibt es Fälle im Berufsalltag, wo Arbeitskollegen Dinge tun, mit denen man nicht einverstanden ist. Beispielsweise wenn jemand schnell gereizt reagiert. Anstatt ihn oder sie direkt abzuschreiben, sollte man nachfragen, was los sei. Vielleicht hat die Person einfach nur schlecht geschlafen? Und solche Infos über die Situation ändern das Verständnis – und damit auch die Kommunikation.

10. Meilensteine im Gespräch mit Paraphrasen

In Gesprächen spricht man nicht immer nur sachlich. Oft überhäufen einen die Emotionen, die Passion für ein Thema. Dann ist der Redefluss meistens fast nicht mehr einzudämmen. Dann ist es besonders wichtig, dem Gespräch zu folgen und die Informationen gut aufzunehmen. Das erreichst du am besten mit Meilensteinen im Gespräch. Also indem du mit Fragen versuchst, die Informationen in Themen einzuordnen. Diese Struktur hilft meistens nicht nur deinem Verständnis, sondern auch dem des Gegenübers.